Comparer une location de photocopieur à un achat sur le seul loyer mensuel, c'est passer à côté de l'essentiel. Le vrai arbitrage se joue sur trois mécanismes encadrés par le Code général des impôts : la déductibilité des loyers en charges, la récupération de la TVA au fil des échéances, et l'allègement du bilan.
Voici ce que chacun rapporte concrètement, chiffres et références légales à l'appui.
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À retenir :
- Les loyers de location sont déductibles à 100 % en charges d'exploitation sur l'exercice de paiement (article 39, 1, 1° du CGI), sans étalement.
- La TVA à 20 % se récupère mensuellement sur chaque loyer, au lieu d'une avance unique à l'achat (article 271 du CGI).
- Le matériel loué n'est pas immobilisé au bilan : le ratio d'endettement et la capacité d'emprunt sont préservés.
- En comptabilité, le loyer s'enregistre en compte 6135 (location simple) ou 6122 (crédit-bail).
- TEEMIO chiffre votre avantage fiscal réel selon votre régime et votre taux d'IS, sur les gammes Canon, Ricoh et Sharp.
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Le cadre fiscal de la location de photocopieur
Trois textes structurent le traitement de la location de photocopieur. L'article 39, 1, 1° du CGI autorise la déduction des charges engagées dans l'intérêt de l'entreprise : les loyers en relèvent pleinement. Le BOI-BIC-CHG-40-20-10 précise leur enregistrement comptable, sans étalement. Et l'article 271 du CGI pose la récupération de la TVA, au taux normal de 20 % pour le matériel professionnel.
Sur cette base, la location ouvre trois avantages fiscaux concrets.
Avantage n°1 — Des loyers déductibles à 100 %
Chaque loyer payé réduit directement le résultat imposable de l'exercice en cours, sans étalement. À l'achat, le matériel est immobilisé et amorti sur 5 ans : la déduction est lissée, donc plus lente.
L'écart est simple à visualiser. Sur un photocopieur acheté 4 000 € HT, l'entreprise déduit 800 € par an pendant 5 ans (amortissement linéaire à 20 %). Le même matériel en location voit chaque loyer déduit intégralement dès l'année de paiement. Résultat : la location génère une économie d'impôt immédiate, là où l'achat la repousse sur cinq exercices.
Avantage n°2 — Une TVA récupérable mois après mois
C'est le mécanisme le moins analysé, alors qu'il pèse directement sur la trésorerie.
| Critère TVA |
Achat comptant |
Location |
| Avance de TVA |
En une fois (jour 0) |
Mensuelle, sur chaque loyer |
| Récupération |
Décalage de 30 à 90 jours |
Régulière, chaque mois |
| Cash mobilisé |
Élevé (TVA totale d'emblée) |
Faible (TVA mensuelle) |
Concrètement : sur un achat de 4 000 € HT, l'entreprise avance 800 € de TVA d'un coup, récupérables 30 à 90 jours plus tard. En location à 80 € HT/mois, la TVA récupérable n'est que de 16 € par mois, lissée sur le contrat. Pour une trésorerie tendue, ce lissage facilite directement le pilotage du cash-flow.
Une limite : les entreprises en franchise en base de TVA (article 293 B du CGI, seuils 2026 : 37 500 € HT en services, 85 000 € HT en ventes) ne récupèrent pas la TVA et ne tirent aucun bénéfice de ce mécanisme. Les activités mixtes (santé, enseignement) appliquent un prorata de déduction.
Avantage n°3 — Un bilan allégé, une capacité d'emprunt préservée
C'est l'avantage le plus stratégique pour les structures suivies par leur banque sur des covenants.
À l'achat, le photocopieur s'inscrit à l'actif immobilisé (compte 218), et la dette de financement au passif — une double inscription qui alourdit le ratio d'endettement. En location ou crédit-bail, le matériel reste la propriété du bailleur : le locataire ne l'immobilise pas, les loyers passent en charges, et seuls les engagements hors bilan figurent en annexe. Le bilan reste léger, et la capacité d'emprunt est préservée pour des projets plus stratégiques. En location, ce non-engagement au bilan libère du besoin en fonds de roulement et lisse le cash-flow d'exploitation, un effet chiffré dans l'impact de la location de photocopieur sur la trésorerie.
Quel compte comptable pour une location de photocopieur ?
La question revient systématiquement côté comptabilité, et la réponse dépend du type de contrat.
- Location simple ou longue durée (LLD) → compte 6135 « Locations mobilières ». Le loyer est une charge d'exploitation externe, déduite sur l'exercice.
- Crédit-bail (leasing avec option d'achat) → compte 6122 « Redevances de crédit-bail mobilier ». Même logique de charge déductible, sur une ligne distincte.
Dans les deux cas, aucun amortissement à gérer : le loyer s'enregistre directement en charge, ce qui simplifie la tenue comptable par rapport à l'achat et son plan d'amortissement sur 5 ans. La TVA de chaque loyer se déduit sur la déclaration CA3 correspondante.
Combien rapporte vraiment l'avantage fiscal ?
La théorie se vérifie sur un cas réel. Prenons une PME soumise à l'IS, équipée d'un Ricoh IM C2000, multifonction A3 couleur — une machine réellement proposée par TEEMIO à l'achat comme à la location.
| Poste (sur 5 ans, € HT) |
Achat |
Location TEEMIO |
| Prix d'acquisition |
3 947 |
0 |
| Loyer mensuel |
— |
76,97 |
| Total des loyers (60 mois) |
0 |
4 618 |
| Déduction fiscale annuelle |
789 (amortissement 20 %) |
924 (loyers) |
| Économie d'IS sur 5 ans (à 15 %) |
592 |
693 |
| Inscription au bilan |
Immobilisation |
Charge, hors bilan |
La lecture est nette : la location génère 101 € d'économie d'IS de plus que l'achat sur 5 ans, grâce à la déductibilité immédiate. Un écart modeste en valeur absolue, mais le vrai gain est ailleurs — bilan allégé, capacité d'emprunt intacte, et surtout 3 947 € de trésorerie non immobilisés, disponibles pour des investissements productifs. Au taux normal de 25 %, l'écart se creuse encore, et sur un parc de 10 machines, l'effet bilantiel dépasse 40 000 € HT non engagés.
Location ou achat : qui gagne sur le plan fiscal ?
En synthèse, la location l'emporte sur les critères qui comptent pour un directeur financier.
| Critère |
Achat |
Location / Crédit-bail |
| Déductibilité |
Amortissement étalé sur 5 ans |
Loyer déduit immédiatement |
| TVA |
Récupération unique |
Récupération mensuelle |
| Traitement comptable |
Immobilisation (compte 218) |
Charge (compte 6135 ou 6122) |
| Impact bilan |
Actif + dette si financement |
Engagement hors bilan |
| Capacité d'emprunt |
Dégradée si financement |
Préservée |
Sur cinq critères structurants, la location en remporte quatre. Pour une entreprise qui pilote un bilan ou des covenants bancaires, elle est structurellement plus efficace — à condition de rester soumise à l'IS et au régime réel de TVA.
Les limites à vérifier avant de signer
L'avantage fiscal est réel, mais conditionné. Trois points méritent un contrôle en amont :
- Le régime de TVA. En franchise en base, le mécanisme de récupération mensuelle n'apporte rien : l'arbitrage doit alors se faire sur la trésorerie et le bilan.
- Le risque de requalification. Une option d'achat à prix dérisoire sans lien avec la valeur résiduelle peut être requalifiée en vente à tempérament par l'administration, ce qui annule la déductibilité immédiate. Chez TEEMIO, l'option à 1 € symbolique est encadrée par un contrat de crédit-bail distinct, ce qui sécurise le traitement fiscal — une mécanique propre au leasing de photocopieur avec option d'achat.
- Le coût global. Un loyer attractif peut masquer un TCO supérieur à l'achat une fois intégrés frais de dossier, premier loyer majoré et indemnités de sortie — autant de pièges contractuels qu'il vaut mieux repérer avant de signer, comme le rappellent les erreurs et arnaques à éviter en location de photocopieur.
La fiscalité ne tranche d'ailleurs jamais seule : profil de l'entreprise, horizon d'usage et volumes comptent autant. Acheter ou louer un photocopieur se décide sur l'ensemble de ces critères, pas sur le seul avantage fiscal.
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