Comment envoyer un fax avec une imprimante multifonction ?

Le fax a beau sembler dépassé, il reste bien vivant dans de nombreux secteurs — santé, juridique, notariat, administrations — où la transmission d'un document doit être tracée, sécurisée et avoir une valeur probante. Si votre imprimante multifonction est équipée de la fonction fax, vous pouvez envoyer ces documents directement depuis l'appareil.

Ce guide vous explique, étape par étape, comment envoyer un fax depuis un multifonction, mais aussi comment continuer à faxer en 2026 alors que les lignes téléphoniques analogiques disparaissent — un changement majeur que toute entreprise concernée doit anticiper.

Le fax en entreprise en 2026 : encore utile ?

Oui, et les chiffres d'usage le confirment. Si le fax a disparu des foyers, il reste un outil de travail courant dans les secteurs où la traçabilité et la valeur juridique d'un envoi comptent. Un fax fournit un accusé de transmission horodaté, ne dépend pas d'une boîte mail vulnérable au phishing, et reste accepté — voire exigé — par certaines administrations, cabinets médicaux, études notariales et services juridiques.

C'est pourquoi la plupart des photocopieurs multifonctions professionnels proposent encore la fonction fax, en série ou via une carte optionnelle (les modèles suffixés « F » chez Canon, Ricoh ou Sharp). Le fax n'est donc pas une relique : c'est une fonction de niche, mais durable, qui justifie de savoir l'utiliser correctement.

Envoyer un fax depuis un multifonction : les étapes

La procédure est très proche d'un constructeur à l'autre. Voici la marche à suivre, valable sur la grande majorité des multifonctions à écran tactile.

Étape 1 : vérifier la fonction fax et le raccordement

Assurez-vous d’abord que votre multifonction dispose bien de la fonction fax. Elle peut être intégrée d’origine sur certains modèles, souvent identifiés par un suffixe ou une mention spécifique dans la fiche technique.

Si le fax n’est pas natif, il peut parfois être ajouté via une carte fax ou un module fax Super G3, à condition que le modèle soit compatible. C’est le cas, par exemple, de modules dédiés chez Ricoh, Sharp ou Canon.

Chez TEEMIO, les prix à l’achat affichés sont de :

• 240,00 € HT pour le Fax Ricoh M41,
• 669,10 € HT pour le module fax Sharp MX-FX15FR 
• 441,00 € HT pour la carte fax Canon Super G3 AZ1

Vérifiez ensuite le raccordement : ligne téléphonique dédiée, solution IP compatible ou service de fax dématérialisé. Sans moyen de transmission configuré, la fonction fax reste présente sur l’écran, mais l’envoi ne pourra pas aboutir.

Étape 2 : placer le document

Déposez les pages à envoyer dans le chargeur automatique de documents pour un envoi multipage rapide, ou sur la vitre d'exposition pour une page unique ou un document fragile. Vérifiez l'alignement et l'état des pages pour une bonne lisibilité.

Étape 3 : ouvrir la fonction Fax

Sur l'écran d'accueil, sélectionnez Fax (ou appuyez sur le bouton dédié). L'écran d'attente de fax s'affiche. Si l'appareil n'a jamais été configuré pour le fax, il vous invitera à le faire au premier usage.

Étape 4 : régler la résolution

Ajustez la résolution selon le document : « standard » suffit pour du texte courant, « fin » ou « photo » convient mieux aux documents denses ou comportant des détails. Un réglage adapté améliore la lisibilité côté destinataire.

Étape 5 : saisir le numéro du destinataire

Composez le numéro de fax sur le clavier de l'écran. Pour les contacts fréquents, utilisez le carnet d'adresses ou la numérotation rapide : cela évite les erreurs de saisie, première cause d'échec d'envoi. Vérifiez le numéro avant de valider.

Étape 6 : envoyer le fax

Lancez l'envoi (bouton « Démarrer », « Envoyer », ou touche Noir/Couleur selon le modèle). La machine numérise le document puis compose le numéro et transmet. Pour un envoi vers plusieurs destinataires (diffusion), ajoutez-les avant de lancer.

Étape 7 : vérifier le rapport de transmission

À la fin de l'envoi, le multifonction affiche ou imprime un rapport de transmission indiquant si le fax est bien parti. Conservez-le : c'est lui qui fait office de preuve d'envoi, particulièrement utile pour les documents à valeur juridique.

Faxer sans ligne téléphonique : les alternatives modernes

C'est le point que beaucoup de guides ignorent, et pourtant essentiel en 2026. Le réseau téléphonique commuté (RTC) — les lignes cuivre analogiques historiques — est en voie d'extinction. Depuis le 31 janvier 2026, plus aucune offre cuivre n'est commercialisée en France, et la fermeture technique se poursuit par zones jusqu'à fin 2030. Les fax raccordés à une ligne analogique classique sont directement concernés : sans alternative, ils cesseront de fonctionner.

Heureusement, trois solutions permettent de continuer à faxer sans ligne analogique.

Le fax-to-mail (Fax2Mail)

C'est la solution la plus simple et la plus répandue. Le fax devient un service en ligne : vous recevez vos fax dans votre boîte mail (en PDF) et vous en envoyez en joignant un document à un e-mail. Plus besoin de machine physique ni de ligne dédiée. Idéal pour la majorité des entreprises dont le volume de fax est modéré.

Le fax sur IP (T.38)

Si vous tenez à conserver un télécopieur ou un multifonction physique, le protocole T.38 transmet le fax sur le réseau IP de façon fiable, via un trunk SIP compatible. C'est la solution professionnelle quand le volume est élevé ou que la machine physique reste indispensable.

L'adaptateur ATA

Un adaptateur ATA convertit le signal d'un multifonction analogique pour le faire passer sur le réseau IP. C'est une solution de transition pratique pour prolonger l'usage d'un appareil existant sans le remplacer immédiatement.

Le bon choix dépend de votre volume de fax, de vos contraintes de sécurité et de votre infrastructure réseau. Un prestataire peut vous aider à dimensionner la solution adaptée lors du renouvellement de votre parc.

Quelques conseils pour des envois fiables

• Vérifiez toujours deux fois le numéro avant l'envoi : l'erreur de saisie reste la première cause d'échec.
• Enregistrez les numéros fréquents en numérotation rapide pour gagner du temps et fiabiliser les envois.
• En cas d'échec, contrôlez le numéro, la qualité de la liaison (ligne ou IP) et les réglages de l'appareil.
• Conservez les rapports de transmission des documents importants comme preuve d'envoi.