Imprimer à distance grâce au cloud printing

Un collaborateur en télétravail qui doit lancer une impression au bureau, une équipe répartie sur trois sites qui partage les mêmes machines, un commercial qui prépare ses documents depuis un hôtel : l'impression à distance répond à des situations devenues quotidiennes en entreprise. Et la technologie qui la rend fiable aujourd'hui, c'est le cloud printing. Depuis l'arrêt de Google Cloud Print début 2021, le marché s'est restructuré autour de solutions professionnelles bien plus robustes — encore faut-il choisir la bonne, et éviter les pièges que rencontrent les entreprises qui déploient sans préparation.

Dans cet article, TEEMIO vous explique comment fonctionne l'impression à distance via le cloud, quelles solutions s'imposent en 2026, leur coût réel, leurs limites, et comment déployer une infrastructure adaptée à votre entreprise.

Qu'est-ce que l'impression à distance via le cloud ?

L'impression à distance et le cloud printing sont souvent confondus, alors qu'ils désignent deux réalités complémentaires. L'impression à distance est un usage : imprimer sans se trouver devant la machine. Le cloud printing est la technologie qui rend cet usage possible à grande échelle, en faisant transiter les documents par des serveurs distants plutôt que par une connexion locale directe.

Impression à distance, cloud printing : de quoi parle-t-on ?

Concrètement, vous envoyez un document depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette ; le fichier rejoint un serveur cloud sécurisé ; il est ensuite acheminé vers l'imprimante de votre choix, qu'elle soit dans la pièce voisine ou sur un autre site. Vous récupérez l'impression sur place, le plus souvent après authentification.

Cette logique convient particulièrement à trois profils d'organisations :

• les entreprises décentralisées, dont les équipes sont réparties sur plusieurs bureaux ;
• les collaborateurs en télétravail, qui doivent imprimer sans accès direct aux machines de l'entreprise ;
• les professionnels mobiles, qui préparent leurs documents en déplacement.

La fin de Google Cloud Print et ce qui l'a remplacé

Pendant des années, Google Cloud Print a fait office de référence grand public. Le service a été arrêté en janvier 2021, laissant place à des solutions professionnelles bien plus complètes. Les plateformes actuelles comme Microsoft Universal Print, PaperCut Hive, MyQ Roger, uniFLOW Online ou Celiveo 365 vont beaucoup plus loin : authentification unique, reporting, gestion multi-sites, conformité RGPD et intégration à l'annuaire d'entreprise. Le cloud printing n'est plus un simple confort : c'est devenu une brique de gouvernance documentaire.

Comment fonctionne l'impression à distance ?

Deux architectures coexistent, et les distinguer aide à choisir la bonne approche selon votre organisation.

L'impression via le cloud

Le document est envoyé vers un serveur distant — directement via une plateforme de cloud printing, ou en transitant par un espace de stockage en ligne comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox. Le serveur achemine ensuite le fichier vers l'imprimante. L'atout est la portée : tant que vous disposez d'une connexion internet, vous imprimez depuis n'importe où. C'est l'architecture adaptée aux entreprises multi-sites et au travail hybride.

Un avantage souvent ignoré : avec une solution cloud bien conçue, l'appareil de l'utilisateur n'a pas besoin d'être connecté au réseau interne de l'entreprise. Un salarié en télétravail envoie ses travaux depuis un appareil personnel, sans qu'aucun pont ne soit créé avec le système d'information — un vrai gain de sécurité.

L'impression via le réseau local

L'appareil et l'imprimante sont raccordés au même réseau interne, en Wi-Fi ou en Ethernet. L'impression est plus rapide grâce à la connexion directe, mais limitée à la portée du réseau : vous n'imprimez que lorsque vous y êtes connecté. C'est l'usage classique au sein d'un même bureau, et il reste pertinent pour les gros volumes ou les documents sensibles qui ne doivent pas transiter par l'extérieur.

Dans les faits, rares sont les entreprises qui choisissent l'un ou l'autre de façon exclusive. Selon le baromètre Quocirca Cloud Print Services Landscape 2024, 74 % des entreprises adoptent une approche hybride combinant cloud et infrastructure locale — souvent le meilleur compromis pour migrer sans rupture.

Les avantages de l'impression à distance pour l'entreprise

Le premier bénéfice est la mobilité : les collaborateurs lancent leurs impressions depuis leur domicile, un site distant ou un espace de coworking, sans dépendre d'un poste fixe. Cette souplesse se double d'une centralisation précieuse pour les organisations multi-sites — une console unique permet de superviser toutes les imprimantes, même réparties sur plusieurs adresses, et tout le monde accède aux mêmes ressources.

Sur le plan financier, le cloud printing rationalise les coûts. En centralisant la gestion sur des machines optimisées et en supprimant les serveurs d'impression locaux, l'entreprise réduit ses dépenses matérielles et allège la charge de son support informatique. Le budget gagne aussi en lisibilité, grâce à un abonnement mensuel et à un suivi précis des volumes.

Enfin, le cloud printing introduit un levier de sécurité majeur : le pull printing, ou impression à la demande.

Le pull printing : l'atout sécurité du cloud printing

C'est sans doute le bénéfice le plus sous-estimé. Avec le pull printing, un document envoyé n'est imprimé que lorsque son auteur s'authentifie physiquement à la machine — par badge RFID, code PIN ou empreinte. Tant que personne ne se présente, le fichier reste dans une file d'attente chiffrée, puis il est automatiquement supprimé après un délai.

Ce mécanisme répond à un problème massif et rarement chiffré. Selon une étude relayée par Brother, les incidents documentaires en entreprise se répartissent ainsi :

• 35 % de documents confidentiels laissés sans surveillance sur l'imprimante ;
• 34 % d'impressions tout simplement jamais récupérées ;
• 27 % de documents pris par une personne à qui ils n'étaient pas destinés.

Le pull printing élimine ces trois risques d'un coup : pas de retrait sans authentification, donc pas de document oublié dans le bac, et pas d'impression fantôme. Au passage, le gaspillage chute — il peut représenter jusqu'à 30 % des copies réalisées dans une entreprise non équipée.

Nouveauté à connaître : depuis août 2025, Microsoft Universal Print intègre nativement le pull printing via sa fonction « Universal Print Anywhere ». Les utilisateurs peuvent envoyer un document sans choisir d'imprimante au préalable, puis le libérer sur n'importe quelle machine compatible du réseau après authentification, sous Windows comme sous macOS. Cette intégration native au sein de Microsoft 365 fait franchir un cap à la sécurité d'impression pour les entreprises déjà dans cet écosystème.

Combien coûte une solution de cloud printing ?

La question est rarement traitée clairement, parce que la plupart des éditeurs facturent sur devis. Quelques repères concrets permettent toutefois de cadrer un budget.

Pour une PME de 50 personnes, comptez généralement entre 3 000 € et 6 000 € par an en abonnement SaaS, hors matériel. Le tarif varie selon trois facteurs principaux :

• le nombre d'utilisateurs et d'imprimantes raccordées ;
• les options de sécurité activées (SSO, authentification forte, pull printing) ;
• le niveau de reporting et de gestion multi-sites.

Un conseil de méthode qui fait la différence : exigez toujours un chiffrage sur 36 mois (TCO), pas une simple grille mensuelle. Une solution peu chère à l'abonnement peut devenir coûteuse une fois ajoutés les modules, les connecteurs et l'accompagnement. À l'échelle globale, le coût des impressions représente entre 1 % et 3 % du chiffre d'affaires d'une entreprise — d'où l'intérêt d'un pilotage rigoureux.

Les limites à connaître avant d'adopter le cloud printing

Le cloud printing est puissant, mais il n'est pas la réponse à toutes les situations. Trois cas appellent un vrai discernement, et c'est précisément là qu'un conseil honnête prend de la valeur.

La dépendance à la connexion internet. Une liaison instable ou une coupure retarde, voire bloque les impressions. Dans une zone mal couverte ou sur un site isolé, une architecture locale — ou edge — reste plus fiable.

Le coût sous faible volume. En dessous de quelques centaines de pages par mois, l'abonnement à une solution cloud peut coûter davantage que les économies réalisées. Une imprimante réseau classique sous contrat de maintenance suffit alors largement.

Les données ultra-sensibles. Pour des informations classifiées, de santé ou fortement réglementées, l'ANSSI recommande des offres cloud qualifiées SecNumCloud et une analyse de risques préalable. Ce point est déterminant pour les secteurs juridique, médical et financier — et c'est typiquement l'arbitrage où l'on ne devrait jamais suivre aveuglément le discours commercial d'un éditeur.

Les meilleures solutions de cloud printing 

Le marché se répartit entre solutions natives d'éditeurs, plateformes de fabricants et outils multimarques. Voici les références actuelles.

Microsoft Universal Print

C'est le successeur le plus direct de Google Cloud Print pour les environnements Microsoft. Hébergé dans Azure, Universal Print déplace l'infrastructure d'impression Windows vers le cloud Microsoft 365 et permet aux utilisateurs d'imprimer vers une file d'attente unique, puis de libérer leurs travaux sur n'importe quel appareil après identification. Autre atout majeur : un pilote générique unique est utilisé quel que soit le modèle d'imprimante, ce qui supprime la gestion des pilotes. Avec l'ajout du pull printing en 2025, c'est le choix logique pour toute entreprise déjà engagée dans Microsoft 365.

uniFLOW Online

Développée par Canon, uniFLOW Online centralise la gestion des impressions, l'authentification et le suivi des coûts. Le système n'est pas réservé à Canon : des plug-ins prennent en charge HP, Epson et d'autres marques, ce qui le rend viable pour les parcs mixtes. Elle s'intègre nativement à Universal Print pour une solution 100 % cloud sans serveur. Son modèle de licence par module peut toutefois alourdir le budget.

Ricoh CLOUDSTREAM

Pensée pour les moyennes et grandes entreprises, cette solution allège l'infrastructure locale et offre une gestion unifiée et sécurisée depuis n'importe où. Elle se distingue par sa facilité d'intégration, avec un peu moins de personnalisation que les plateformes les plus complètes.

PaperCut (MF et Hive)

PaperCut MF est une référence de la gestion d'impression : suivi par utilisateur, quotas, plus de 75 rapports intégrés et compatibilité avec toutes les marques. Sa déclinaison cloud, PaperCut Hive, répond aux organisations qui veulent supprimer leurs serveurs d'impression. C'est une solution multimarque particulièrement adaptée aux parcs hétérogènes.

Les autres solutions à connaître

D'autres plateformes complètent le paysage, chacune avec ses points forts :

• MyQ Roger : workflows mobiles et expérience utilisateur soignée ;
• Printix : déploiement léger, pensé pour supprimer les serveurs d'impression ;
• Celiveo 365 et ezeep : gestion fine des environnements distribués et mobiles.

Pour creuser ces outils sous l'angle gestion et suivi des coûts, notre comparatif des meilleurs logiciels de gestion des impressions détaille uniFLOW, PaperCut, MyQ X et Gespage.

AirPrint et Mopria : l'impression sans pilote en local

Une précision utile pour éviter une confusion fréquente. AirPrint et Mopria sont pratiques pour l'impression sans pilote sur un réseau local, mais ne remplacent pas une solution professionnelle. AirPrint équipe les appareils Apple, Mopria les appareils Android : tous deux permettent d'imprimer en quelques gestes depuis un mobile, sans installation. En revanche, ils n'offrent ni gestion centralisée, ni reporting, ni authentification avancée. Ils complètent une solution de cloud printing, ils ne s'y substituent pas. 

Pour aller plus loin, les meilleures applications pour imprimer depuis son mobile détaillent les options disponibles, et l'impression sans fil avec AirPrint couvre spécifiquement l'écosystème Apple.

Comment mettre en place l'impression à distance ?

Le déploiement suit une logique simple, à condition de respecter l'ordre des priorités.

1. Choisir la solution adaptée à votre environnement : Universal Print si vous êtes sur Microsoft 365, une plateforme multimarque comme PaperCut pour un parc hétérogène, une solution de fabricant si votre flotte est homogène.
2. Vérifier la compatibilité du parc : une imprimante récente et connectée au réseau est indispensable. Bonne nouvelle, les machines professionnelles récentes sont souvent compatibles via connecteur logiciel ou mise à jour firmware — un audit permet d'identifier ce qui peut être conservé. C'est là que les caractéristiques de votre photocopieur entrent en jeu.
3. Sécuriser l'infrastructure : chiffrement des fichiers en transit, authentification par code PIN ou badge, restriction des accès par utilisateur ou service.
4. Former les équipes : un outil bien configuré mais mal compris reste sous-utilisé. L'adhésion des collaborateurs conditionne le retour sur investissement.

Un point que l'on découvre souvent trop tard : le déploiement d'un pull printing centralisé sur l'ensemble d'un parc — avec authentification par badge, intégration à l'annuaire et journalisation — n'est pas une simple case à cocher. C'est un projet d'infrastructure qui implique l'installation de la solution, sa connexion au système d'information et la configuration de chaque machine.

Le paramétrage des protocoles réseau (TLS, IPSec, désactivation des ports obsolètes) relève d'une expertise spécifique. Mieux vaut le savoir avant de se lancer, et tester sur un photocopieur pilote avant d'équiper tout le parc. La sécurisation mérite d'ailleurs une attention dédiée, comme le détaille notre approche de l'impression sécurisée en entreprise.

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