Dans le monde professionnel actuel, l'efficacité et la maîtrise des coûts sont primordiales, rendant la gestion des frais d'impression essentielle. Au-delà de simples dépenses, ces coûts représentent un enjeu stratégique majeur pour la durabilité et l'efficience des entreprises. Ainsi, une gestion avisée peut se traduire par des économies significatives et un avantage concurrentiel non négligeable.
Dans cet article de TEEMIO, nous aborderons les méthodes détaillées pour calculer avec précision ces frais, examinerons les facteurs qui les influencent, et partagerons des stratégies pour les réduire.
Les coûts ou frais d'impression englobent toutes les dépenses associées à l'utilisation d'une imprimante dans un contexte professionnel ou personnel. Ces coûts se divisent principalement en deux catégories : les coûts directs, qui incluent le papier, l'encre, le toner, et la maintenance régulière des équipements ; et les coûts indirects, tels que l'amortissement des machines, les dépenses énergétiques et l'espace nécessaire pour héberger les équipements. Une compréhension approfondie de ces coûts est importante pour toute entreprise cherchant à rationaliser ses dépenses et à améliorer son efficacité opérationnelle.
Les choix de matériel d’impression influencent directement les frais d’impression en termes de coût par page et de coûts opérationnels. Les imprimantes et photocopieurs varient en efficacité et en coût d'utilisation : par exemple, les imprimantes laser sont souvent plus coûteuses à l'achat mais moins chères à l'usage pour de gros volumes d'impression, grâce à un coût par page inférieur. De plus, l’efficacité énergétique, souvent certifiée par des labels comme ENERGY STAR, joue un rôle clé en réduisant la consommation d'énergie, ce qui peut significativement diminuer les coûts indirects liés à l’électricité.
Choisir des équipements adaptés aux besoins spécifiques peut donc entraîner des économies substantielles.
Les frais d'impression peuvent être classés en deux grandes catégories : les frais directs, qui sont immédiatement liés à l'acte d'imprimer, et les frais indirects, qui incluent des éléments moins évidents mais tout aussi essentiels pour le processus d'impression. Ces frais peuvent varier considérablement en fonction du type d'équipement utilisé, de la fréquence d'impression, et des politiques de gestion des impressions au sein de l'entreprise.
Les coûts directs d'impression incluent le coût des consommables tels que le papier, l'encre ou le toner, ainsi que l'entretien et la maintenance régulière des équipements d'impression.
L'encre est l'un des composants les plus coûteux de l'impression. Par exemple, une cartouche de toner pour une imprimante laser peut coûter entre 50 et 120 euros, capable d'imprimer environ 2,000 à 6,000 pages, ce qui revient à un coût par page de 0.02 à 0.06 euros.
Le coût du papier varie selon sa qualité et son type. Une rame de papier standard (500 feuilles) peut coûter environ 5 euros, ce qui équivaut à environ 0.01 euros par feuille.
Les coûts d'entretien incluent des actions comme le remplacement des pièces usées et les services de réparation. Un contrat de maintenance peut coûter entre 100 et 500 euros par an, selon le niveau de service et le type d'équipement.
Passons maintenant à l'examen des frais d'impression indirects, qui, bien que moins apparents, ont un impact significatif sur le coût total d'impression.
Les frais indirects, souvent moins visibles mais tout aussi essentiels. Ces coûts comprennent l'amortissement des équipements, les dépenses énergétiques liées à l'utilisation des imprimantes, et d'autres coûts moins visibles mais essentiels pour soutenir l'infrastructure d'impression.
L'amortissement des équipements représente la dépréciation du coût initial des imprimantes sur leur durée de vie utile, généralement estimée entre 3 et 5 ans. Si une imprimante coûte 1,000 euros et est amortie sur 5 ans, le coût annuel d'amortissement serait de 200 euros.
Les coûts énergétiques pour faire fonctionner les imprimantes peuvent varier, mais un modèle standard peut consommer environ 500 watts par heure en fonctionnement. Si une imprimante est utilisée 300 jours par an à raison de 4 heures par jour, cela représente environ 600 kWh, ce qui, au tarif de 0.15 euros par kWh, coûterait 90 euros par an.
Nous allons maintenant explorer comment ces coûts peuvent être calculés efficacement pour une gestion optimale des ressources d'impression.
Calculer ses frais d'impression est indispensable pour une gestion efficace des coûts au sein d'une organisation. Cela permet de mieux comprendre où et comment les ressources sont utilisées et d'identifier les opportunités de réduction des dépenses. Pour ce faire, vous devrez au préalable :
Pour calculer les frais d'impression de votre entreprise, voici la méthodologie et les facteurs à prendre en compte :
Le coût de l'équipement
Le coût des consommables
Le coût de maintenance
La consommation d'énergie
Le volume d'impression
Les coûts annexes
Ce frais sont facultatifs. Ils ne sont nécessaires que lorsque vous avez investi dans des logiciels de gestion des impressions ou des sessions de formation de vos collaborateurs, à l'utilisation de l'imprimante ou du photocopieur.
Appliquons à présent le calcul de ces frais.
Exemple
Le coût de l'équipement
Les consommables
La maintenance
L'électricité
Pour le calcul final du coût par page, il suffit d'additionner tous les coûts par page.
Voici comment procéder :
Total : 0.04 + 0.01 + 0.012 + 0.0015 = 0.0635€
Total annuel (pour 10,000 pages)
Total annuel : 0.0635€ * 10,000 = 635€
→ L'autre méthode, plus simple et d'additionner le coût par page de l'encre et celui du papier et multiplier la somme par le nombre de page imprimée mensuellement ou annuelle.
Voici la formule :
Coût total d'impression = (Coût par page de l'encre + Coût par page du papier) x Nombre total de pages imprimées.
Appliquons-la :
Si le coût de l'encre par page est de 0,05 € et le coût du papier par page est de 0,01 €, pour 1000 pages imprimées, le calcul serait :
Coût total d'impression = (0,05 + 0,01) × 1000 = 0,06 ×1000 = 60€
⚠️ Ce calcul est basé sur des exemples et une utilisation normale de l'imprimante. Si vous l'utilisez fréquemment ou imprimez des documents volumineux, les coûts peuvent augmenter. N'oubliez pas d'inclure les coûts de papier et d'encre et d'adapter ces calculs à votre propre consommation, à l'autonomie de votre toner, ainsi qu'aux spécificités de votre entreprise, telles que le type d'imprimantes, les contrats de maintenance, ou le coût de l'énergie.
TEEMIO propose des contrats de maintenance innovants pour optimiser les frais d'impression, tels que le modèle de paiement "coût à la page", qui permet de payer uniquement ce que vous consommez réellement. Ainsi vous pouvez simplement faire une estimation précise de votre consommation et maitriser vos coûts.
Cette approche simplifiée vous permet de calculer simplement vos dépenses d’impression. Elle est idéale pour les entreprises avec des besoins d'impression variables, permettant d'économiser. Les contrats incluent la maintenance régulière et les interventions rapides en cas de panne, assurant ainsi une disponibilité constante des équipements.
En plus, TEEMIO offre un suivi en temps réel de la consommation d'encre et de toner, aidant à mieux planifier les achats de consommables et à éviter les interruptions imprévues.
Pour calculer les frais d’impression en utilisant le modèle de TEEMIO, vous pouvez appliquer une formule basée sur les tarifs par page pour les impressions noir et blanc et couleur :
Calcul : Coût total = (Nombre de pages noir & blanc × 0,005) + (Nombre de pages couleur × 0,05)
Appliquons la formule :
→ Si votre entreprise imprime 1000 pages en noir et blanc et 300 pages en couleur par mois, le calcul serait :
Coût total = (1000 × 0,005) + (300 × 0,05) = 5+15 = 20 euros HT
Cette méthode offre une manière directe de maîtriser les dépenses en impression, adaptée aux variations mensuelles d'utilisation, tout en bénéficiant d'une maintenance continue et d'un suivi en temps réel des consommables.
À noter qu'avec le contrat de maintenance TEEMIO, vous bénéficiez de la livraison des consommables tels que les toners, les rouleaux de transfert, les bacs de récupération de toner etc. Le tout étant compris dans notre offre de maintenance.
C'est à dire que si vous en avez pour 20 euros HT de maintenance, cela vous donne droit à la livraison "gratuite" de toners, si besoin. Pratique et malin.
Optimiser ses frais d'impression peut être réalisé de plusieurs manières efficaces :
Ces stratégies peuvent aider à réduire les frais d'impression et améliorer l'efficience opérationnelle. Pour plus de conseils, nous vous invitons à lire notre article sur les pratiques à adopter pour réduire ses coûts d'impressions.
Pour illustrer l'efficacité des stratégies d'optimisation des frais d'impression, examinons le cas de plusieurs entreprises ayant choisi TEEMIO et ont réussi à réduire significativement leurs coûts. Ces entreprises ont adopté diverses approches, telles que le remplacement de leurs anciennes imprimantes par des modèles plus économes en encre et en énergie, l'implémentation de politiques d'impression recto verso par défaut, et l'augmentation de la numérisation de leurs documents pour limiter l'usage du papier. Ces changements, combinés à une maintenance régulière des équipements pour éviter les pannes coûteuses, ont permis de réaliser des économies substantielles sur le long terme.
Notre exploration sur la gestion des coûts d'impression nous a permis de démontrer l'efficacité et la précision dans le suivi des frais directs et indirects sont primordiales. Cette connaissance approfondie permet aux entreprises non seulement de réduire les dépenses en termes d'impression, mais aussi de renforcer leur durabilité et compétitivité sur le marché. Avec le contrat de maintenance TEEMIO et une stratégie adaptée au matériel d'impression, il est possible de transformer un aspect souvent négligé de l'infrastructure d'entreprise en un avantage stratégique majeur, garantissant des économies importantes et une meilleure gestion des ressources.
Pour optimiser vos coûts d'impression et garantir la continuité de vos opérations sans interruption, pensez à souscrire à notre contrat de maintenance TEEMIO. Bénéficiez d'un service complet, d'interventions rapides, et d'un contrôle précis de vos dépenses grâce à notre système de paiement par page. Contactez-nous dès aujourd'hui pour obtenir un devis personnalisé et découvrez comment nous pouvons vous aider à réduire efficacement vos frais d'impression.
Héloïse Sauriol - Article publié le 25/06/2024
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