Guide pratique de l'impression sécurisée

À l'ère des cyberattaques, de l'espionnage et du vol de données, la sécurité des informations est une priorité cruciale, y compris pour les imprimantes multifonctions. Ces équipements, essentiels pour les entreprises, manipulent régulièrement d'innombrables documents, augmentant le risque de fuites d'informations sensibles. Le danger d'interception de documents confidentiels dans l'environnement professionnel est bien réel, d'où la nécessité impérative de solutions de protection des données.

Dans ce dossier, nous traiterons des enjeux sécuritaires liés à l'impression de documents, mettant en lumière les solutions d’impression sécurisée comme une réponse efficace. Pour comprendre comment protéger vos données d'entreprise et assurer une impression sécurisée, nous explorerons également les implications de cette fonctionnalité, surtout lorsque vos documents sont hautement confidentiels.

Qu’est-ce qu’une impression sécurisée ?

L'impression sécurisée fait référence à un ensemble de technologies et de pratiques visant à garantir la sécurité des documents imprimés. Son objectif principal est de protéger les informations sensibles contre toute tentative non autorisée d'accès, de copie ou de falsification. Ce procédé est souvent utilisé dans des environnements professionnels où la confidentialité des informations est de rigueur, comme dans les grandes entreprises, les institutions financières, les domaines médicaux etc.

Les risques liés à l'impression de documents 

Lors de l'impression de documents confidentiels dans le milieu professionnel, plusieurs menaces doivent être surveillées de près :

• L’interception physique des documents : Des personnes malveillantes ou non autorisées pourraient accéder physiquement aux documents imprimés s'ils ne sont pas récupérés immédiatement.
• Les fuites d'informations via le réseau : Les données peuvent être interceptées lors de leur transfert entre l'ordinateur et l'imprimante, particulièrement si le réseau n'est pas sécurisé.
• La falsification de documents : Des individus malintentionnés pourraient tenter de reproduire ou de falsifier des documents imprimés à des fins frauduleuses.
• Le piratage de l'imprimante : Les cybercriminels peuvent exploiter des vulnérabilités de sécurité de l'imprimante pour accéder aux informations stockées ou pour y injecter des logiciels malveillants. 
• Les attaques par déni de service (DoS) : Des attaques visant à perturber le fonctionnement de l'imprimante, l'empêchant ainsi d'imprimer des documents critiques dans un environnement professionnel.

Pour atténuer ces menaces, il est important de mettre en œuvre des mesures de sécurité.

Quelles mesures pour des impressions sécurisées ?

L'impression sécurisée implique l'utilisation de diverses technologies et stratégies pour garantir la confidentialité et la sécurité des documents imprimés. Voici quelques exemples de mesures fréquemment employées :

• Le chiffrement des documents : La cryptographie permet de chiffrer les documents avant l'impression, assurant ainsi que seul un destinataire autorisé puisse les décoder et les lire. Cela protège efficacement les informations sensibles durant leur transfert et leur stockage.
• L'authentification utilisateur : Mettre en place des méthodes d'authentification telles que des codes PIN, des cartes d'accès ou des identifiants biométriques garantit que seules les personnes autorisées peuvent lancer des impressions sécurisées. Cela limite l'accès aux documents sensibles.
• Le suivi des impressions : La journalisation des impressions enregistre des informations détaillées sur chaque impression effectuée. Cela facilite le suivi des activités et aide à identifier tout comportement suspect ou non conforme.
• Les filigranes et codes sécurisés : Ajouter des filigranes spéciaux, des microtextes ou des motifs de sécurité uniques, ainsi que des codes-barres et des QR codes sécurisés, rend la reproduction non autorisée des documents beaucoup plus difficile et facilite la vérification de l'authenticité.
• Les mises à jour et correctifs de sécurité : Maintenir à jour le firmware et les logiciels des imprimantes avec les derniers correctifs de sécurité est essentiel pour prévenir les vulnérabilités et se protéger contre les attaques potentielles.
• La gestion centralisée des impressions : Utiliser des solutions de gestion de l'impression offre un contrôle centralisé sur l'ensemble des imprimantes. Cela permet de mettre en œuvre des politiques de sécurité cohérentes et d'assurer une gestion sécurisée des impressions.
• Les contrôle d'accès : Configurer des contrôles d'accès et des autorisations spécifiques par utilisateur, groupe, adresse IP et MAC renforce la sécurité en restreignant l'accès aux fonctionnalités avancées et sensibles de l'imprimante.
• L'impression via un réseau sécurisé : Utiliser des protocoles de sécurité tels que le chiffrement SSL/TLS pour la communication entre l'ordinateur de l'utilisateur et l'imprimante protège les données durant leur transfert sur le réseau, évitant ainsi les interceptions non autorisées.
• Le pull printing : Mettre en œuvre le pull printing, où les travaux d'impression sont retenus jusqu'à ce que l'utilisateur s'authentifie physiquement devant l'imprimante, réduit considérablement les risques de récupération des documents par des tiers non autorisés.
• La sécurité du matériel : Assurer la sécurité physique des imprimantes en les plaçant dans des endroits sécurisés et en limitant l'accès aux personnes autorisées prévient les accès non autorisés et les manipulations physiques de l'appareil. 

Enfin et surtout, formez les collaborateurs aux pratiques sécuritaires d'impression et à la gestion des documents confidentiels. Cela renforcera la vigilance et la conformité aux politiques de sécurité, tout en contribuant à une protection globale des informations.

En combinant ces mesures, vous pouvez garantir une sécurité optimale pour vos documents imprimés et réduire les risques de compromission des données professionnelles.

Les avantages de l'impression sécurisée

L'impression sécurisée offre un éventail de bénéfices dans les environnements professionnels, qui s'étendent des avantages sécuritaires traditionnels à des gains organisationnels et stratégiques. 

Les avantages liés à la sécurité

En termes de sécurité, l'impression sécurisée favorise la protection des données confidentielles en s'assurant que seules les personnes autorisées puissent accéder à des informations sensibles. Elle facilite la conformité réglementaire, permettant aux organisations de répondre aux normes de confidentialité et de sécurité des données exigées dans divers secteurs.

Grâce aux fonctionnalités d'audit et de traçabilité, il est possible de suivre précisément qui imprime quoi et quand, ce qui est essentiel pour les audits de sécurité. Cela réduit aussi les risques de fuites d'informations, que celles-ci soient accidentelles ou malveillantes, tout en améliorant la sécurité sur le réseau en protégeant les données envoyées à l'imprimante contre les interceptions.

Les avantages organisationnels

Côté organisationnel, ces techniques contribuent à optimiser les flux de travail en simplifiant et en accélérant les processus d'impression, ce qui améliore la productivité globale des employés. Elles renforcent la culture de sécurité au sein de l'organisation en habituant le personnel à des pratiques sécurisées, réduisant ainsi les erreurs humaines qui peuvent mener à des violations de sécurité.

L'efficience et la réduction des impressions inutiles permettent également de diminuer les coûts opérationnels liés à l'utilisation des ressources d'impression. De plus, bénéfice important : ces systèmes supportent le travail flexible et à distance, assurant que les employés peuvent imprimer de manière sécurisée peu importe leur localisation. Enfin, en encourageant une utilisation moindre du papier, l'impression sécurisée soutient également les initiatives de durabilité de l'entreprise.

Les avantages stratégiques

Dernier point et pas des moindres, stratégiquement, l'adoption de l'impression sécurisée peut servir de différenciateur sur le marché, offrant un avantage concurrentiel aux entreprises qui démontrent un engagement ferme envers la sécurité des données de leurs clients. Ces mesures permettent aux organisations de s'adapter rapidement aux changements réglementaires sans grande perturbation, soutenant ainsi une meilleure continuité des affaires.

Elles réduisent également les interruptions de service en protégeant contre les attaques et les erreurs, et en minimisant les temps d'arrêt. La protection contre les pertes de données grâce aux sauvegardes de documents imprimés offre une sécurité supplémentaire en cas de perte numérique, renforçant ainsi la fiabilité globale des opérations de l'entreprise.

Ces points soulignent comment et combien l'impression sécurisée n'est pas seulement une mesure de protection, mais un levier pour améliorer l'efficacité, la responsabilité environnementale, et la compétitivité des entreprises.

Comment faire une impression sécurisée ?

L'impression sécurisée, utilisant des méthodes telles que le code PIN et l'authentification utilisateur, permet d'imprimer des documents confidentiels en toute sécurité. Cette procédure nécessite plusieurs étapes importantes et peut varier selon le modèle de l'imprimante, la marque, et le système d'exploitation (Mac ou Windows) de votre ordinateur. Pour des instructions précises, il est recommandé de consulter le manuel d'utilisation de votre imprimante. Voici une procédure qui peut vous guider.

Avant tout, préparez l'imprimante :

1. Assurez-vous que l'imprimante que vous utilisez prend en charge les fonctionnalités d'impression sécurisée. De nombreux modèles récents offrent cette fonctionnalité.
2. Connectez l'imprimante à un réseau sécurisé, de préférence via un câble Ethernet pour plus de sécurité. Évitez le Wi-Fi si possible pour réduire les risques de piratage.
3. Installez les pilotes et logiciels fournis par le fabricant de l'imprimante. Cela peut inclure des logiciels de gestion des impressions et des outils de sécurité spécifiques.
4. Utilisez des protocoles sécurisés comme SSL/TLS pour les communications réseau entre les ordinateurs et l'imprimante.
5. Configurez des pare-feu et, si nécessaire, utilisez un VPN pour protéger les communications réseau.

Ensuite, configurez l'impression sécurisée :

• Depuis l'imprimante : Accédez au panneau de configuration de l'imprimante via son écran tactile ou interface web avec son adresse IP. Cherchez les paramètres de sécurité et activez l'option d'impression sécurisée. Configurez un code PIN ou un mot de passe pour les documents imprimés.
• Depuis l'ordinateur : Ouvrez les propriétés de l'imprimante depuis le panneau de configuration de votre ordinateur. Cherchez l'onglet ou la section dédiée à l'impression sécurisée. Activez l'option et définissez les paramètres requis, comme un code PIN.

Maintenant, lancez l'impression sécurisée :

1. Ouvrez le document ou fichier que vous souhaitez imprimer.
2. Dans la boîte de dialogue d'impression, choisissez l'imprimante configurée pour l'impression sécurisée.
3. Dans les options d'impression, recherchez l'option pour l'impression sécurisée et entrez le code PIN ou le mot de passe défini précédemment.
4. Envoyez le document à l'impression. L'imprimante recevra le document mais ne l'imprimera pas immédiatement.
5. Devant l'imprimante physique, utilisez l'écran tactile pour entrer le code PIN ou le mot de passe. Cela déverrouillera le document pour l'impression.

Le conseil de sécurité

⚠️Gardez vos identifiants, mots de passe et codes d'authentification confidentiels. Ne les communiquez à personne pour éviter les accès non autorisés. Assurez-vous que votre imprimante et son logiciel sont toujours à jour avec les derniers correctifs de sécurité pour protéger contre les vulnérabilités.

Comment supprimer une impression sécurisée ?

Certains systèmes d'impression sécurisée sont configurés pour supprimer automatiquement le travail d'impression une fois qu'il a été correctement libéré par l'utilisateur. Cela garantit que le document ne reste pas stocké sur l'imprimante. Si ce n'est pas le cas de votre imprimante, supprimez manuellement le fichier sur le tableau de bord ou votre ordinateur.

Depuis le panneau de configuration de l'imprimante :

1. Accédez au panneau de configuration de l'imprimante via son écran tactile.
2. Trouvez la liste des travaux d'impression en attente.
3. Sélectionnez le document que vous souhaitez supprimer et choisissez l'option pour annuler ou supprimer l'impression sécurisée.

Depuis votre ordinateur :

1. Ouvrez les propriétés de l'imprimante depuis le panneau de configuration de votre ordinateur.
2. Accédez à la file d'attente d'impression de l'imprimante.
3. Trouvez le document en attente et choisissez de l'annuler.

Depuis l'interface web de l'imprimante :

1. Accédez à l'interface web de l'imprimante via un navigateur en entrant l'adresse IP de l'imprimante.
2. Accédez à la section de gestion des travaux d'impression.
3. Sélectionnez le document et supprimez-le de la liste.

Besoin d’une imprimante professionnelle sécurisée ?

Si vous souhaitez déployer l’impression sécurisée au sein de votre entreprise, commencez par évaluer vos besoins spécifiques en matière de sécurité pour identifier les vulnérabilités et les exigences réglementaires. Ensuite, choisissez une solution d'impression appropriée qui répond à ces besoins. Configurez les imprimantes en intégrant les paramètres de sécurité requis et connectez-les correctement au réseau de l'entreprise.

Déployez la solution de manière progressive pour minimiser les interruptions et résoudre les problèmes éventuels au fur et à mesure. Assurez un suivi régulier pour la maintenance et les mises à jour des dispositifs et des logiciels de sécurité. Enfin, formez et sensibilisez vos collaborateurs aux bonnes pratiques de sécurité pour garantir une utilisation sécurisée et efficace des systèmes d’impression.

Pour protéger toutes vos données professionnelles et confidentielles, TEEMIO propose à la vente et à la location des imprimantes tout-en-un de dernière génération. Ces appareils sont dotés de fonctionnalités de sécurité avancées. Explorez notre article de blog pour découvrir notre sélection des meilleures imprimantes multifonctions sécurisées.

Pour toute demande, contactez notre service client au 01 87 12 52 52 ou obtenez votre devis gratuitement en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Héloïse Sauriol - Article publié le 21/04/2024 - Mis à jour le 21/05/2024

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