Notre site utilise des cookies pour garantir son bon fonctionnement, mesurer et améliorer ses performances techniques, et afficher sur d’autres sites des publicités pertinentes pour vous.
Comment imprimer ou photocopier un papier à en-tête ?
Logo imprimé à l'envers, texte qui recouvre l'en-tête, mauvaise face utilisée en recto verso : imprimer ou photocopier sur un papier à en-tête pré-imprimé réserve son lot de mauvaises surprises quand la machine n'est pas correctement paramétrée. Pourtant, sur un photocopieur professionnel récent, tout se règle en déclarant un simple type de papier dans le pilote — la machine gère ensuite l'orientation toute seule.
Dans cet article, TEEMIO vous explique ce que doit contenir un papier à en-tête sur le plan légal, comment l'imprimer depuis votre ordinateur, comment le photocopier sans erreur, et comment créer votre propre modèle.
À retenir :
Le papier à en-tête est un document juridiquement engageant : dénomination sociale, forme juridique, capital, SIREN et RCS sont des mentions obligatoires sous peine d'amende pouvant atteindre 750 €.
Sur un photocopieur multifonction récent, déclarer le type Papier à en-tête dans le pilote suffit : la machine ajuste l'orientation automatiquement, y compris en recto verso.
Sans ce réglage, le sens de chargement se gère manuellement, et il diffère selon que vous imprimez depuis l'ordinateur ou que vous photocopiez.
Dédier un bac exclusivement au papier à en-tête est la pratique la plus fiable : elle élimine les erreurs d'orientation et les mélanges de supports.
Chez TEEMIO, nos photocopieurs Canon, Ricoh et Sharp intègrent nativement la gestion du papier à en-tête — nos techniciens configurent le pilote lors de l'installation.
Qu'est-ce qu'un papier à en-tête et que doit-il contenir ?
Le papier à en-tête est une feuille sur laquelle figurent les éléments d'identification de l'entreprise — logo, dénomination sociale, coordonnées — positionnés en haut de page, généralement dans l'angle supérieur gauche. Il s'utilise pour les courriers, devis, factures, contrats et tout document commercial engageant la société.
Les mentions légales obligatoires
En vertu de l'article R123-237 du Code de commerce, toute société commerciale immatriculée au RCS doit faire figurer sur ses documents professionnels — papier à en-tête inclus — les informations suivantes :
la dénomination sociale accompagnée de la forme juridique (SARL, SAS, EURL…)
le montant du capital social
l'adresse du siège social
le numéro SIREN à 9 chiffres
la mention RCS suivie du nom de la ville d'immatriculation
Pour les factures et devis, le numéro de TVA intracommunautaire s'ajoute obligatoirement. En cas de manquement, l'entreprise encourt une contravention de 4e classe pouvant atteindre 750 € d'amende.
Pourquoi un en-tête mal imprimé pose un vrai problème
Au-delà de l'aspect réglementaire, un en-tête tronqué, décalé ou imprimé à l'envers nuit directement à l'image de l'entreprise. Sur un devis ou un contrat envoyé à un client, le moindre défaut de mise en page entame la crédibilité du document. C'est pourquoi le papier à en-tête doit être à la fois conforme dans son contenu et irréprochable dans son impression.
Comment imprimer sur papier à en-tête depuis votre ordinateur ?
C'est le cas le plus fréquent en entreprise : vous disposez de feuilles pré-imprimées à en-tête, et vous voulez imprimer dessus le corps d'un courrier ou d'un devis depuis votre poste. C'est aussi là que surviennent la plupart des erreurs — et la bonne nouvelle, c'est qu'elles disparaissent dès que la machine sait qu'elle travaille sur un support orienté.
La méthode fiable : déclarer le type de papier dans le pilote
Les photocopieurs multifonctions récents intègrent un type de papier dédié. En sélectionnant Papier à en-tête dans le pilote d'impression, vous indiquez à la machine que la feuille a un sens — elle ajuste alors automatiquement l'orientation à chaque impression, recto comme recto verso.
Dans le pilote d'impression, sélectionnez « À en-tête » comme type de papier pour que la machine gère automatiquement l'orientation.
Côté machine, ce réglage doit être activé en complément : dans les paramètres du photocopieur, le mode papier à en-tête se règle sur Détection auto ou ON (toujours). Une fois ces deux réglages en place — type de papier déclaré dans le pilote et mode activé sur la machine — vous n'avez plus à vous soucier du sens : chargez toujours vos feuilles de la même façon, le système s'occupe du reste.
Le sens de chargement manuel, si votre machine ne gère pas le réglage
Sur une machine plus ancienne dépourvue de ce réglage, le sens se détermine manuellement. Pour une impression lancée depuis l'ordinateur sur papier pré-imprimé, l'en-tête doit être chargée dans la cassette avec un sens précis.
En format portrait, le logo est orienté vers la droite de la cassette.
En format portrait, chargez la feuille face imprimée vers le haut, le logo orienté vers la droite de la cassette.
En format paysage, le logo pointe vers l'intérieur de la machine (et vers l'extérieur en recto verso).
En format paysage, le logo pointe vers l'intérieur de la machine — à inverser vers l'extérieur en recto verso.
Avant de lancer une série complète, faites toujours un test sur une feuille ordinaire marquée d'une croix au crayon : c'est la façon la plus rapide de repérer le comportement exact de votre modèle.
La règle du bac dédié
Dédier un bac entier au papier à en-tête est la pratique la plus fiable en entreprise. Elle supprime les confusions avec le papier vierge standard et garantit un comportement cohérent sur toutes les tâches.
Attention à un piège technique en recto verso : si une tâche passe du recto simple au recto verso en cours d'exécution, les pages recto imprimées ensuite peuvent sortir dans un sens différent. La parade est simple — un bac par mode, et aucun mélange en cours de tâche.
Comment photocopier un document sur papier à en-tête ?
La photocopie obéit à une logique différente de l'impression : ici, vous reproduisez un original physique, et c'est sa position sur la machine qui détermine le résultat. Deux cas se présentent selon le volume.
Avec le chargeur d'originaux
Pour reproduire plusieurs copies, utilisez le chargeur automatique de documents. Placez l'original face à copier vers le haut, le sens de lecture orienté vers le bas du chargeur. En format paysage, le sens de lecture reste orienté de la même façon.
Dans le chargeur d'originaux, placez le document face à copier vers le haut, le sens de lecture orienté vers le bas du chargeur.
L'en-tête se reproduira alors correctement sur vos copies.
Sur la vitre d'exposition
Pour une copie unique, posez l'original directement sur la vitre, face imprimée vers le bas, le sens de lecture orienté vers le bas comme avec le chargeur. Le document se place ainsi automatiquement sous l'en-tête.
Sur la vitre d'exposition, posez l'original face imprimée vers le bas, en-tête contre la vitre.
En portrait comme en paysage, le principe reste le même : la face à copier contre la vitre.
Comment créer un modèle de papier à en-tête ?
Si vous ne disposez pas encore de feuilles pré-imprimées, vous pouvez créer un modèle propre sans logiciel de PAO. Word ou Google Docs suffit pour la plupart des entreprises.
Ouvrez la zone d'en-tête (Insertion > En-tête) pour y placer le logo et les mentions légales : ils se répéteront automatiquement sur chaque page. Maintenez l'en-tête dans la marge haute (2 à 3 cm) sans empiéter sur la zone de texte, calibrez le logo pour qu'il reste lisible sans dominer la page, et enregistrez le fichier comme modèle (format .dotx sous Word) pour le réutiliser sans risque de l'écraser.
Deux usages coexistent ensuite : soit vous imprimez chaque document complet (en-tête + texte) sur papier vierge, soit vous faites pré-imprimer des feuilles à en-tête en imprimerie pour n'imprimer que le texte par-dessus — c'est ce second cas qui demande de soigner le sens de chargement.
Comment éviter les erreurs et les bourrages papier ?
Quelques réflexes simples préservent la qualité de vos impressions et la longévité de votre machine. Stockez le papier à plat et au sec : l'humidité provoque des bourrages et peut endommager les composants internes lors du passage dans le four. Vérifiez que les feuilles sont lisses, sans plis ni cornes, et respectez la capacité maximale de la cassette. Contrôlez enfin que la taille de l'en-tête tient dans la marge normale d'une feuille A4, pour qu'elle ne soit pas rognée.
Le bon photocopieur pour vos documents professionnels
La plupart de ces manipulations se simplifient avec une imprimante multifonction récente, dotée de la gestion automatique du papier à en-tête et d'une cassette bien calibrée.
Chez TEEMIO, nos photocopieurs multifonctions Canon, Ricoh et Sharp gèrent sans difficulté le papier à en-tête et tous vos documents professionnels.
Contactez-nous dès aujourd'hui par téléphone au 01 87 12 52 52, par email à [email protected], ou demandez votre devis personnalisé via le formulaire en ligne.
Se connecter
