Vous êtes-vous déjà retrouvé dans une situation où vous deviez photocopier une pile de documents en urgence, mais perdiez du temps à les placer un par un sur la vitre de votre copieur ? Votre cas est loin d’être isolé !
Sachez toutefois qu’il existe une solution pour vous simplifier la vie : le chargeur automatique de documents ! Cet accessoire vous permet de numériser et de copier plusieurs documents en une seule fois, sans avoir à les manipuler. Ainsi, vous gagnez en rapidité et en efficacité : deux atouts essentiels dans le monde professionnel d'aujourd'hui.
Dans cet article, nous vous expliquerons le fonctionnement d'un chargeur automatique de documents pour photocopieur, en vous fournissant une compréhension approfondie de cet accessoire pratique et en vous donnant des conseils pour en tirer le meilleur parti.
Également connu sous le nom “alimentateur automatique de documents”, un chargeur automatique de documents (CAD) ou ADF (automatic document feeder) en anglais, est un dispositif intégré aux photocopieurs et imprimantes multifonctions qui permet de numériser et de reproduire plusieurs pages de documents, sans intervention manuelle constante et surtout sans avoir à les placer continuellement sur la vitre du scanner. Il s'agit en somme d'un composant indispensable pour simplifier la réalisation de travaux de numérisation et de reproduction de documents de façon pratique.
Le chargeur automatique de documents est équipé d'une trémie ou d'un plateau dans lequel les documents peuvent être chargés. Une fois les documents placés dans l'alimentateur, celui-ci les saisit automatiquement et les achemine vers le mécanisme de numérisation ou de reproduction du photocopieur. Les pages sont traitées les unes après les autres, permettant ainsi une numérisation ou une reproduction en série sans interruption.
Il existe deux variétés de chargeur automatique de documents :
Les chargeurs de documents sont caractérisés par plusieurs critères, dont leur vitesse, leur capacité et leur résolution. La vitesse de ces dispositifs est exprimée en pages par minute, également abrégée en ppm. Elle détermine le nombre de pages qu'un alimentateur peut numériser ou imprimer en une minute. Les capacités d’impression des chargeurs varient généralement entre 10 et 200 pages, ce qui signifie qu'ils peuvent traiter un nombre spécifique de pages avant de devoir être rechargés. Pour finir, la résolution des alimentateurs joue un rôle important dans leur performance, car la vitesse de numérisation ou d'impression peut varier en fonction de la résolution choisie.
Il est capable de numériser ou de copier automatiquement des documents recto verso, sans nécessiter une intervention manuelle pour retourner les pages. Le chargeur en un seul passage peut numériser ou copier simultanément le recto et le verso des documents sans avoir à les retourner. Il est généralement utilisé pour une numérisation ou une copie rapide de documents recto verso. La capacité du chargeur de document simple passe est souvent plus élevée, pouvant gérer une plus grande quantité de documents à la fois.
Il est également capable de numériser ou de copier des documents recto verso, mais avec une méthode différente. Le chargeur automatique de documents double passe ou inverseur (RADF) numérise ou copie une face du document, puis le retourne automatiquement avant de traiter l'autre face, en deux passages. Il est généralement utilisé pour des volumes de numérisation ou de copie moins importants.
De façon générale, pour identifier le type de chargeur dont est équipé votre photocopieur, vous pouvez consulter les spécifications techniques du matériel ou rechercher des indications sur le panneau de contrôle. Les termes "DADF" ou "Duplexing Automatic Document Feeder" indiquent la présence d'un chargeur simplement, tandis que "RADF" ou "Reversing Automatic Document Feeder" indiquent la présence d'un chargeur double passe.
Chez Canon et Sharp, la nuance est moins marquée, mais dans le cas des photocopieurs de la marque Ricoh, pour distinguer un chargeur de documents simple passe d'un chargeur de documents double passe, il suffit de prêter attention aux références et indications spécifiques de la machine. Dans la gamme Ricoh MPC (Multifunction Product Color), le chargeur de documents simple passe est identifié par la mention EXASP. Le chargeur de documents double passe quant à lui est désigné par l'acronyme EXSP. Dans la nouvelle gamme Ricoh IMC (Intelligent Multifunction Copier), le chargeur de documents simple passe est indiqué par la mention "A". Pour les modèles dotés d'un chargeur de documents double passe, le "A" est absent.
Exemple :
Le Ricoh MP C3504 EXASP est un exemple de modèle qui est équipé d'un chargeur de documents simple passe. Le Ricoh MP C2004EXSP est un modèle équipé d'un chargeur de documents double passe.
Le modèle Ricoh IM C2000A possède un chargeur de documents simple passe. Le Ricoh IMC 2000 dispose d'un chargeur de documents double passe.
Les chargeurs de documents sont des dispositifs qui s'intègrent aux photocopieurs. Ils sont conçus pour traiter de nombreux documents simultanément, sans avoir besoin d'une intervention manuelle constante. Ces chargeurs sont généralement équipés d'une trémie, dans laquelle vous pouvez empiler un grand nombre de feuilles à copier. Une fois que vous avez chargé les documents, le chargeur les saisit automatiquement, les alimente dans le photocopieur et les numérise rapidement. Ces chargeurs automatiques de documents permettent d'automatiser le processus, d'accélérer les flux de travail et de gagner en efficacité lors du traitement de documents sur un photocopieur.
Le chargeur de documents simple passe (DADF) :
Étape 1 : Le document est placé dans le DADF, généralement dans la trémie supérieure.
Étape 2 : Le DADF saisit automatiquement le document et le déplace vers le mécanisme de numérisation du photocopieur.
Étape 3 : Le document est numérisé ou reproduit simultanément des deux côtés, s'il s'agit bien sûr d'une copie recto verso.
Étape 4 : Une fois le processus de numérisation ou de reproduction terminé, le document est éjecté du DADF.
Le chargeur automatique de documents double passe (RADF) :
Étape 1 : Le document est placé dans le RADF, souvent dans la trémie supérieure.
Étape 2 : Le RADF saisit automatiquement le document et le déplace vers le mécanisme de numérisation du photocopieur.
Étape 3 : Le document est numérisé ou reproduit d'un côté.
Étape 4 : Une fois le premier côté traité, le RADF retourne automatiquement le document.
Étape 5 : Le document est à nouveau saisi et déplacé vers le mécanisme de numérisation du photocopieur pour numériser ou reproduire le côté opposé.
Étape 6 : Une fois la numérisation ou la reproduction du document terminée, il est éjecté du RADF.
Les chargeurs automatiques de documents sont conçus pour traiter une variété de formats et de types de papier afin de répondre aux besoins de numérisation, de copie ou d'impression. Voici les formats et types de papier couramment traités par les chargeurs automatiques de documents :
A4 : Le format A4 est le format standard le plus couramment utilisé dans les environnements de bureau. Il mesure 210 mm de largeur et 297 mm de hauteur.
Lettre (Letter) : Le format Lettre est couramment utilisé en Amérique du Nord. Il mesure 8,5 pouces de largeur et 11 pouces de hauteur.
Legal : Le format Legal est également utilisé en Amérique du Nord pour les documents juridiques. Il mesure 8,5 pouces de largeur et 14 pouces de hauteur.
A3 : Le format A3 est plus grand que l'A4 et est souvent utilisé pour les documents nécessitant plus d'espace, tels que les plans ou les affiches. Il mesure 297 mm de largeur et 420 mm de hauteur.
A5 : Le format A5 est plus petit que l'A4 et est souvent utilisé pour les documents compacts tels que les carnets ou les brochures. Il mesure 148 mm de largeur et 210 mm de hauteur.
Enveloppes : Certains chargeurs automatiques de documents sont capables de traiter différents formats d'enveloppes, tels que les enveloppes DL, C5 ou C6.
Le papier ordinaire : Les chargeurs automatiques de documents peuvent traiter du papier ordinaire de différentes qualités, du papier standard aux papiers plus épais.
Le papier recyclé : Certains modèles de chargeurs automatiques de documents peuvent gérer du papier recyclé, contribuant ainsi à des pratiques durables.
Le papier à en-tête : Les chargeurs automatiques de documents sont capables de traiter des documents imprimés avec des en-têtes préimprimés.
Le papier cartonné : Certains chargeurs peuvent également manipuler des feuilles de papier cartonné de grammages plus élevés, adaptées aux supports plus rigides.
Le papier transparent : Certains chargeurs automatiques de documents peuvent traiter des feuilles de papier transparent pour les besoins spécifiques de numérisation ou de copie.
La capacité de support de grammage de papier d'un chargeur automatique de documents peut varier en fonction du modèle spécifique et des spécifications du fabricant. Cependant, la plupart des chargeurs automatiques de documents sont conçus pour supporter un grammage de papier standard allant généralement de 60 à 105 grammes par mètre carré (g/m²).
Les chargeurs automatiques de documents sont généralement adaptés à la manipulation de papier ordinaire et de papier de bureau standard, qui ont un grammage compris dans cette plage. Cela inclut des types de papier courants tels que le papier à photocopie, le papier d'impression et le papier de bureau standard.
Certains chargeurs automatiques de documents peuvent également prendre en charge des papiers spéciaux ou des grammages légèrement plus élevés et d’autres peuvent être capables de traiter des papiers jusqu'à 120 g/m² voire 300 g/m2, ce qui inclut des papiers plus épais tels que le papier cartonné léger.
En cas de doute, consultez le manuel d'utilisation de votre photocopieur pour connaître précisément la plage de grammage de papier prise en charge par son chargeur automatique de documents. Veillez à respecter les recommandations du fabricant pour éviter tout risque de bourrage papier ou de dommage à l'appareil.
La capacité typique d'un chargeur de documents pour photocopieurs varie en fonction du modèle et du fabricant. Cependant, la plupart des chargeurs de documents ont une capacité de traitement qui se situe généralement entre 20 et 100 pages. Pour les modèles d'entrée de gamme ou les petits photocopieurs, la capacité peut être d'environ 20 à 30 pages. Ces chargeurs sont souvent adaptés à un usage domestique ou à de petits bureaux où les volumes de documents à traiter sont moins importants.
Les modèles de milieu de gamme peuvent avoir une capacité de chargeur de documents allant jusqu'à 50 à 75 pages. Ces chargeurs conviennent à des environnements de bureau plus actifs, où les utilisateurs doivent traiter régulièrement des documents en vrac.
Pour les grands photocopieurs destinés à des environnements de bureau ou à des services de reprographie à fort volume, la capacité du chargeur de documents peut être plus élevée, allant de 75 à 100 pages, voire plus. Ces chargeurs sont conçus pour gérer des volumes de documents plus importants et offrir une productivité accrue.
Notons que la capacité du chargeur de documents varie également en fonction du poids du papier utilisé. Certains modèles de chargeurs peuvent avoir une capacité inférieure lorsqu'il s'agit de papier plus épais, comme le papier cartonné. À nouveau, référez-vous aux spécifications techniques du chargeur de documents ou du photocopieur pour connaître la capacité exacte du chargeur de documents et s'assurer qu'elle répond aux besoins de numérisation, de copie ou d'impression de votre environnement de travail.
Les chargeurs automatiques de documents offrent de nombreux avantages pour booster la productivité et accélérer la réalisation de travaux de reprographie de documents. Ils sont capables de gérer une grande quantité de pages à la fois, qu'il s'agisse de feuilles simples, de documents reliés, de cartes d'identité, de reçus et bien d'autres. En plus de leur capacité de traitement élevée, ces chargeurs offrent des fonctionnalités avancées telles que la détection automatique des formats de papier, la suppression des pages vierges et la numérisation recto verso.
L'un des avantages majeurs des chargeurs automatiques de documents est le gain de temps qu'ils permettent. En éliminant la nécessité de placer manuellement chaque page sur la vitre du photocopieur ou du scanner, ils optimisent les flux de travail, améliorent la productivité et réduisent les erreurs potentielles liées à une manipulation manuelle des documents.
Voici un résumé des avantages des chargeurs automatiques de documents dans la réalisation de scans ou de copies de documents professionnels :
Somme toute, on retiendra que les chargeurs automatiques de documents offrent une automatisation efficace, un gain de temps considérable, une polyvalence des supports et une amélioration globale de l'efficacité des processus de numérisation, de copie ou d'impression de documents. Leur capacité à gérer des volumes importants de documents de manière automatisée en fait un choix idéal pour améliorer la productivité dans les travaux de reprographie en entreprise.
Le choix optimal entre un chargeur automatique de documents simple passe et double passe dépend de plusieurs facteurs, à savoir, les besoins spécifiques de votre société, le type de documents que vous traitez et vos préférences personnelles.
Voici quelques points à considérer pour vous aider à prendre une décision :
Le type de documents : Si vous travaillez principalement avec des documents recto uniquement, un chargeur automatique de documents simple passe peut être suffisant et plus rapide. Si vous avez régulièrement des documents recto verso à traiter, un chargeur automatique de documents double passe vous permettra de gagner du temps en évitant le retournement manuel des documents.
Le volume de documents : Pour de petits volumes de numérisation ou de copie, les deux options peuvent convenir. Cependant, un chargeur automatique de documents simple passe peut être plus pratique en raison de sa rapidité. Pour de plus grands volumes, un chargeur automatique de documents double passe peut être plus efficace malgré le processus légèrement plus long, car il permet de numériser ou de copier le recto verso sans intervention manuelle.
La flexibilité : Un chargeur automatique de documents double passe offre une plus grande polyvalence en vous permettant de choisir si vous souhaitez numériser ou copier uniquement le recto ou les deux côtés des documents. Un chargeur automatique de documents simple passe est plus limité dans ce sens, car il ne peut traiter que le recto des documents.
Il est essentiel de prendre en compte ces facteurs et de déterminer quels sont vos besoins prioritaires. Si vous avez des besoins spécifiques en termes de numérisation ou de copie recto verso, ou si vous travaillez régulièrement avec de gros volumes de documents, un chargeur automatique de documents double passe pourrait être plus approprié. Cependant, si la vitesse et la simplicité d'utilisation sont vos priorités et que vous travaillez principalement avec des documents recto, un chargeur automatique de documents simple passe peut être le choix optimal pour vous.
Il est conseillé de prendre en compte ces considérations et de tester les fonctionnalités des chargeurs automatiques de documents disponibles pour vous aider à faire un choix en fonction de vos besoins.
Pour scanner ou copier des documents avec un chargeur automatique de documents sur un photocopieur, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
1- Placez les documents que vous souhaitez scanner ou copier dans le chargeur automatique de documents. Assurez-vous que les documents sont alignés correctement et qu'ils ne sont pas froissés.
2- Sur le panneau de contrôle du photocopieur, recherchez l'option "Numériser" ou "Copier". Cela peut être représenté par une icône d'appareil photo ou d'une feuille de papier.
3- Appuyez sur l'option "Numériser" ou "Copier" et sélectionnez l'option "Chargeur automatique de documents" ou "Alim. auto." pour indiquer que vous souhaitez utiliser le chargeur automatique.
4- Sur l'écran, vous devriez voir des options supplémentaires telles que la résolution, le format de sortie et la quantité de copies. Vous pouvez les ajuster selon vos préférences.
5- Une fois que vous avez sélectionné les paramètres souhaités, appuyez sur le bouton "Démarrer" ou "Numériser" pour commencer le processus de numérisation ou de copie.
Le photocopieur va alors tirer les documents du chargeur automatique un par un et les numériser ou les copier selon vos réglages. Assurez-vous de ne pas ouvrir ou déplacer les documents pendant qu'ils sont en cours de traitement. Une fois que tous les documents ont été scannés ou copiés, vous pouvez les récupérer dans le bac de sortie du photocopieur. Vérifiez que les copies ou les numérisations sont de bonne qualité et que toutes les pages ont été traitées correctement. N'oubliez pas de récupérer vos documents originaux du chargeur automatique de documents une fois que vous avez terminé.
Ces étapes peuvent légèrement varier en fonction du modèle de photocopieur que vous utilisez. Si vous avez des difficultés, il est recommandé de consulter le manuel d'utilisation du photocopieur ou de vous rapprocher du service technique de votre fournisseur.
Lors de l'utilisation d'un chargeur de documents, il est important de prendre certaines précautions pour se prémunir des bourrages papier.
Voici une série de dix conseils :
1- Utilisez un papier de qualité : Utilisez du papier de qualité adapté aux spécifications du chargeur de documents. Utiliser un papier de mauvaise qualité, froissé ou endommagé augmente le risque de bourrage.
2- Respectez la capacité maximale : Ne surchargez pas le chargeur de documents au-delà de sa capacité maximale indiquée. Respectez le nombre maximum de pages recommandé par le fabricant pour éviter les bourrages.
3- Alignez soigneusement le papier : Assurez-vous d'aligner correctement les feuilles de papier avant de les insérer dans le chargeur. Veillez à ce qu'elles soient bien droites et sans plis pour faciliter l'alimentation.
4- Retirez les agrafes et les trombones : Avant de charger les documents, vérifiez s'il y a des agrafes, des trombones ou d'autres attaches et retirez-les. Ces éléments peuvent provoquer des bourrages et endommager le chargeur.
5- Évitez les documents endommagés : Ne chargez pas de documents froissés, déchirés ou collants dans le chargeur. Ces défauts peuvent entraîner des bourrages.
6- Utilisez les guides de papier : Si votre chargeur de documents est équipé de guides de papier réglables, assurez-vous de les ajuster correctement pour s'adapter à la taille du papier. Les guides de papier aident à maintenir les feuilles alignées et à éviter les bourrages.
7- Évitez les mélanges de tailles de papier : Évitez de mélanger des tailles de papier différentes dans le même chargement. Utilisez des piles de papier uniforme pour éviter les problèmes d'alimentation et de bourrage.
8- Évitez les documents trop petits : Évitez de charger des documents de taille très réduite qui pourraient se coincer ou se perdre dans le mécanisme du chargeur. Assurez-vous que les documents sont suffisamment grands pour être bien pris en charge.
9- Évitez les documents trop épais : Évitez de charger des documents trop épais pour les capacités du chargeur. Respectez les recommandations du fabricant concernant le grammage maximal du papier pris en charge.
10- Nettoyez régulièrement le chargeur : Nettoyez régulièrement le chargeur de documents pour éliminer toute accumulation de poussière, de débris ou de résidus qui pourraient perturber l'alimentation du papier.
En suivant ces précautions, vous pouvez réduire considérablement le risque de bourrages papier et assurer un fonctionnement fluide et efficace de votre chargeur de documents.
Les chargeurs de documents sont des outils indispensables pour les environnements et espaces de travail qui nécessitent une reproduction rapide et efficace de leurs documents, surtout s'il s'agit de volumes importants. Leur capacité à traiter rapidement un grand nombre de pages et leur fonctionnement automatisé vous permettent d'optimiser votre productivité et d'économiser un temps précieux. Si vous souhaitez améliorer l'efficacité de votre flux de travail et simplifier vos tâches de reproduction de documents, l'utilisation d'un photocopieur avec un chargeur de documents est vivement recommandée.
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Héloïse Sauriol - Article publié le 15/05/2023 - Mis à jour le 22/05/2024
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