Lorsqu’une entreprise se lance, certaines fournitures sont indispensables, et le photocopieur professionnel ou l’imprimante multifonction figure en tête de liste. Cet équipement est essentiel pour imprimer, copier, numériser et gérer les flux documentaires.
Cependant, choisir un matériel d'impression est bien plus qu’une simple question d’efficacité, car ce choix influence directement la productivité, les coûts opérationnels et même l'esthétique de votre espace de travail. Et avec la multitude de modèles et de marques disponibles sur le marché, il peut être difficile de faire le bon choix.
Découvrez nos 10 critères pour trouver le modèle idéal.
Au prime abord, avant de choisir son photocopieur professionnel, il est important d'évaluer le volume de pages que votre entreprise envisage d'imprimer ou de photocopier par mois. Les photocopieurs professionnels varient grandement en capacité.
Il est donc essentiel de déterminer précisément vos besoins au préalable pour sélectionner le photocopieur professionnel qui répondra le mieux aux exigences de votre activité.
Après avoir évalué le volume d’impression mensuel, il est crucial de connaître le coût copie de votre matériel. Que signifie "coût copie" ? Il s'agit du coût à la page de votre photocopieur professionnel. Ce coût représente les dépenses d'exploitation par page sur le long terme, incluant les consommables comme le toner, le papier, ainsi que la maintenance et l'amortissement du matériel.
Comprendre ce coût est indispensable pour gérer les dépenses opérationnelles liées à la production documentaire de votre entreprise. Il permet d’évaluer l'efficacité économique de votre photocopieur professionnel sur le long terme, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées concernant l'achat ou la location de photocopieurs.
Chez TEEMIO, nous recommandons de souscrire à un contrat de maintenance dès l'acquisition de votre photocopieur professionnel pour assurer un entretien optimal et prolonger sa durée de vie. Ce contrat est idéal pour optimiser la gestion de votre parc d'imprimantes et vous offre plusieurs avantages, dont une facturation basée sur votre consommation réelle.
Les tarifs sont les suivants :
Ce contrat inclut également la fourniture de consommables, à l'exception du papier, ainsi que les interventions nécessaires en cas de panne.
Au moment de choisir votre photocopieur professionnel, il est primordial de définir la technologie d’impression que vous souhaitez utiliser.
Il existe deux principales technologies d’impression :
Chez TEEMIO, nous proposons exclusivement des photocopieurs multifonctions laser, reconnus pour leur robustesse et leur capacité à répondre aux besoins intensifs des environnements professionnels modernes.
Lorsque vous choisissez votre photocopieur professionnel, assurez-vous de sélectionner les caractéristiques et fonctionnalités qui répondent spécifiquement à vos besoins.
La vitesse d’impression peut varier considérablement entre les modèles. Évaluer combien de pages un photocopieur peut traiter par minute vous aidera à déterminer si un modèle peut répondre à la demande rapide de votre environnement de travail.
C’est un critère de choix fondamental. Pour acquérir votre photocopieur professionnel, deux options s’offrent à vous : l’achat ou la location. Chacun a ses avantages et ses inconvénients.
L'achat est une formule simple et directe, qui permet d’être propriétaire de son matériel d'impression. Cependant, il nécessite un investissement initial important. Le prix d'un photocopieur professionnel varie entre 1 000 et 35 000 euros, en fonction des spécificités et des fonctionnalités du modèle choisi.
La location est une solution avantageuse et économique qui permet d'utiliser un appareil de pointe moyennant un loyer mensuel ou trimestriel. Le coût de la location d'un photocopieur professionnel se situe entre 30 et 400 euros par mois, selon la technologie et les capacités du photocopieur. La location engage souvent à un contrat de 3 à 5 ans, offrant ainsi une flexibilité budgétaire et la possibilité de bénéficier de mises à jour régulières de l'équipement.
Par options de connectivité, comprenez les différentes méthodes permettant de relier un photocopieur à des dispositifs ou réseaux, facilitant ainsi l'accès et l'utilisation de l'appareil. On en distingue plusieurs variétés.
Assurez-vous que le photocopieur ou l'imprimante choisie prend en charge tous les formats de papier nécessaires à vos besoins quotidiens.
Voici quelques formats standards :
Si les formats les plus courants sont l’A4 et l’A3, il est important de veiller à ce que la machine que vous avez sélectionnée supporte bien les dimensions supérieures ou inférieures.
Un cabinet d’architecte n’a pas les mêmes besoins en impression qu’un cabinet d’avocat ou qu’une agence de voyage. Chaque secteur d’activité a ses spécificités et des habitudes qui lui sont propres. Avant toute démarche d’acquisition, veiller à communiquer ces informations à votre fournisseur de photocopieur, Il pourra ainsi vous proposer une solution d'impression adaptée à votre secteur et à vos besoins professionnels particuliers.
Lors du choix d’un photocopieur ou d'imprimante professionnelle, l'ergonomie est un critère à ne pas négliger. Une bonne ergonomie se traduit par une utilisation facile et intuitive de l'appareil. Les écrans tactiles intégrés sont un excellent exemple de cette facilité d'utilisation, offrant une interface conviviale qui simplifie les opérations quotidiennes. Un photocopieur bien conçu améliore non seulement la productivité, mais aussi l'accessibilité pour tous les utilisateurs, rendant chaque tâche plus fluide et efficace.
En parallèle, la consommation énergétique est un aspect à ne pas négliger pour optimiser les coûts opérationnels et réduire l'empreinte environnementale. L'indice TEC (Total Energy Consumption) est une mesure clé qui vous aide à évaluer l'efficacité énergétique de votre photocopieur. Opter pour un modèle écoénergétique permet non seulement de réaliser des économies sur les factures d'électricité, mais aussi de contribuer à la préservation de l'environnement en limitant l'usage des ressources énergétiques.
De SHARP, CANON en passant par RICOH, il existe plusieurs constructeurs sur le marché, avec chacun ses particularités. Choisir la marque de votre photocopieur professionnel repose souvent sur des préférences personnelles et des expériences antérieures. Si vous avez toujours été satisfait d'un modèle Canon, il est naturel de continuer avec cette marque. Ce critère de sélection, bien que subjectif, est influencé par la confiance et la familiarité avec le fabricant.
Pour finir, l'apparence du copieur joue un rôle dans l'esthétique de votre espace de travail. Qu'il soit blanc, gris sidéral, sobre ou sophistiqué, son design doit vous plaire. Cependant, ce choix esthétique ne doit jamais éclipser l'importance des fonctionnalités et des performances de l'appareil. Assurez-vous que le modèle choisi allie à la fois style et efficacité pour répondre à vos besoins professionnels.
Choisir le bon photocopieur professionnel nécessite une évaluation minutieuse de plusieurs critères, allant de la capacité d'impression et du coût copie à l'ergonomie et la consommation énergétique. En tenant compte de ces facteurs, vous pouvez non seulement optimiser votre production documentaire, mais aussi réaliser des économies et améliorer l'efficacité globale de votre entreprise. Que vous privilégiez la robustesse d'une marque reconnue ou l'esthétique d'un modèle élégant, ce guide vous permettra de prendre une décision éclairée et stratégique pour votre environnement de travail.
Chez TEEMIO, nous proposons des photocopieurs des marques leaders SHARP, RICOH et CANON, reconnues pour leur performance et leur fiabilité. Pour toute information, contactez notre service client au 01 87 12 52 52. Nos conseillers sont à votre disposition pour vous accompagner et vous fournir les meilleurs conseils adaptés à vos besoins.
Héloïse Sauriol - Article publié le 02/12/2022 - Mis à jour le 30/05/2024
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