Les progrès technologiques offrent continuellement aux entreprises de nouvelles opportunités de se moderniser. Parmi ces avancées, la Gestion Électronique de Documents (GED) se distingue comme une innovation phare pour la transformation numérique des entreprises.
Adoptée de plus en plus largement, la GED n'est plus une simple tendance, mais une norme dans le monde du travail. Elle accélère les processus, améliore la productivité et l'efficacité des entreprises et de leurs employés, qui doivent gérer un flux croissant de documents (emails, courriers, documents administratifs divers, etc.), souvent fastidieux à traiter manuellement.
Comment ce système révolutionne-t-il le flux de travail des entreprises ? Quels en sont les avantages, les risques et les enjeux ?
Cet article vous propose de découvrir tout ce qu'il faut savoir sur la Gestion Électronique de Documents.
La GED ou Gestion Électronique de Documents est un processus informatisé visant à organiser et centraliser tous les documents importants d'une entreprise. Ce référentiel central facilite l'accès et le traitement de l'information, rendant les documents accessibles à toutes les personnes autorisées, indépendamment de leur source.
La GED englobe l'ensemble des moyens techniques et des bonnes pratiques pour numériser et gérer les documents d'une entreprise. Souvent, le terme GED est employé de manière abusive pour désigner les logiciels spécifiques de gestion documentaire.
Aujourd'hui, la GED est devenue un outil stratégique pour les entreprises modernes, qui doivent s'adapter aux modes de travail hybrides, avec une alternance de présentiel et de télétravail. Elle répond également à l'augmentation des flux documentaires et à la dématérialisation croissante des documents. Ces évolutions s'accompagnent d'exigences accrues en matière de performance et de qualité.
La gestion des documents papier étant souvent coûteuse, chronophage et inefficace, la GED offre une alternative avantageuse, permettant de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
La Gestion Électronique de Documents (GED) transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs documents, offrant de nombreux avantages mais aussi des défis à considérer.
En comparaison à la gestion papier traditionnelle, la GED offre de nombreux avantages aux entreprises :
Une réduction des coûts : Elle permet de diminuer les dépenses liées à l'impression, au stockage et à la distribution des documents papier. La consommation de papier, d'encre et d'énergie est réduite, ce qui diminue également l'impact environnemental de l'entreprise, qui peut économiser jusqu'à 50% sur les coûts de stockage en adoptant un système GED.
Un stockage et des accès facilités : Les documents électroniques sont archivés et classés dans un système centralisé, ce qui simplifie la recherche et le partage d'informations. Une entreprise utilisant la GED peut réduire le temps de recherche de documents de 30 à 40%.
La collaboration améliorée : La GED facilite le télétravail et la collaboration à distance, permettant un accès simultané aux documents. Les employés peuvent les modifier, les commenter et les valider en temps réel, augmentant ainsi la productivité.
La sécurité renforcée : Les fonctionnalités de sécurité avancées protègent les documents sensibles contre les accès non autorisés. Les autorisations d'accès peuvent être définies pour chaque document, réduisant les risques de vol ou de perte d'informations confidentielles.
Le gain de temps : L'automatisation des processus de gestion des documents permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines. Une étude montre que la GED peut améliorer l'efficacité des workflows de 20 à 30%. Les tâches répétitives sont simplifiées, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La conformité aux normes : La GED facilite la conformité aux réglementations et aux normes en vigueur concernant la conservation et la gestion des documents. Elle aide également à se préparer à des exigences futures, comme la facturation électronique obligatoire entre 2024 et 2026.
L'impact environnemental positif : En favorisant un environnement sans papier, la GED contribue à une réduction significative de l'empreinte carbone de l'entreprise. Par exemple, une entreprise de taille moyenne peut économiser environ 10 000 feuilles de papier par an grâce à la GED.
La GED est donc un outil puissant pour les entreprises, leur permettant de gagner en efficacité, de réduire leurs coûts et de respecter les normes environnementales.
Cependant, la GED présente aussi des inconvénients et des risques que les entreprises doivent prendre en compte.
Ses coûts élevés : La mise en place d'une GED nécessite des investissements initiaux en matériel et formation, pouvant représenter jusqu'à 5% du budget annuel d'une PME.
La résistance au changement : L'adoption de la GED peut rencontrer des résistances internes. Une communication claire et une formation adéquate sont essentielles pour faciliter la transition.
Les risques de sécurité : Les documents numérisés sont vulnérables aux cyberattaques. Il est crucial de mettre en place des mesures de sécurité robustes, comme le chiffrement des données et l'authentification à deux facteurs.
La conformité et l'archivage à long terme : Assurer la pérennité et l'accessibilité des documents sur le long terme peut être complexe. Les entreprises doivent veiller à ce que leurs systèmes de GED soient conformes aux réglementations, telles que le RGPD en Europe.
Avec une planification rigoureuse et des mesures de sécurité appropriées, la GED peut apporter des bénéfices significatifs tout en minimisant les inconvénients.
Les types de documents gérés par un système de GED incluent une grande variété de documents tels que les administratifs (contrats, factures, correspondance), les financiers (bilans, rapports financiers, relevés bancaires), les juridiques (accords, procès-verbaux, brevets) et les spécifiques (dossiers médicaux, plans industriels, manuels techniques). Une solution de GED peut gérer une grande variété de formats, tels que :
Ces documents sont centralisés, facilitant ainsi leur gestion et leur accès.
La Gestion Électronique des Documents (GED) couvre l'ensemble du cycle de vie d'un document, de sa création à son archivage. Ce processus se décompose en cinq étapes principales : l'acquisition, le traitement, le stockage, la conservation et la diffusion.
C'est le point de départ de tout processus GED. Elle implique la conversion des documents physiques en fichiers électroniques. Cela se fait par numérisation via des scanners, imprimantes multifonctions, ou dispositifs de capture numérique comme les smartphones.
Plusieurs technologies peuvent également être utilisées, à savoir :
L'OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) extrait le texte des documents numérisés en analysant les caractères visuels.
L’ICR (Reconnaissance Intelligente de Caractères) repose sur le même principe que l’OCR mais lit, comprend les écritures manuscrites et les styles calligraphiques.
La RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) identifie la nature des documents pour un traitement et un classement automatiques.
La LAD (Lecture Automatique des Documents) interprète et extrait rapidement les informations des documents.
Ce n'est qu'après cela qu'a lieu le traitement des documents.
La GED utilise deux méthodes principales pour organiser et traiter les documents : l'arborescence et l'indexation avec méta-données.
L'arborescence consiste en une structure hiérarchique simple qui facilite le classement, le repérage, le partage, la conservation et la destruction des documents, offrant une vue d'ensemble des dossiers.
L'indexation utilise des méta-données (titre, auteur, date, type de document) pour enrichir les informations des documents, améliorant ainsi leur recherche et leur exploitation.
Une fois organisés et traités, les documents sont prêts pour le stockage.
Après numérisation et indexation, les documents sont stockés dans des systèmes informatiques. Ces systèmes peuvent être des serveurs locaux ou des solutions de stockage en cloud, sécurisés et accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés. Il est important de réaliser des sauvegardes régulières pour éviter la perte de données en cas d'incendie, de panne ou d'autres problèmes informatiques.
Cette étape consiste à partager les documents avec plusieurs utilisateurs qui peuvent les modifier ou les valider selon les processus établis. Les documents sont consultables à tout moment et depuis n'importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone).
Des droits d'accès sont définis pour chaque utilisateur, précisant leurs permissions (lecture, modification, suppression). Le contrôle de version assure la traçabilité des modifications, permettant de revenir à une version antérieure si nécessaire. Ainsi, la diffusion et la consultation garantissent que chaque document soit accessible à la bonne personne au bon moment.
Pour finir, la conservation et l’archivage permettent de garder les documents pendant une durée déterminée, en conformité avec les normes légales et les politiques de l’entreprise. Les documents sont stockés et protégés dans un Système d’Archivage Électronique (SAE), assurant leur disponibilité pour une utilisation future ou une destruction programmée.
La mise en place d'une Gestion Électronique des Documents (GED) en entreprise est un projet complexe qui nécessite une planification minutieuse et une exécution structurée. Voici un guide étape par étape pour implémenter une GED efficacement.
Évaluation des besoins :
Définir les objectifs :
Former une équipe projet :
Étudier les pptions :
Sélectionner une solution :
Plan de déploiement :
Infrastructure :
Migration des documents :
Formation des utilisateurs :
Support technique :
Phase de test :
Déploiement :
Suivi et évaluation :
Évaluation régulière :
Mises à jour :
Trouver un outil de gestion électronique de documents (GED) adapté aux besoins de son entreprise n'est pas un exercice facile. Il est important de prendre en compte plusieurs critères pour bien le choisir. Tout d'abord, identifiez les fonctionnalités recherchées telles que la numérisation, la gestion des flux de travail et la collaboration à distance, et assurez-vous que le logiciel les propose.
La sécurité est un autre critère primordial. Priorisez les options de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles et respecter les réglementations de protection des données. Optez pour une interface intuitive et ergonomique afin de faciliter l'adoption par les utilisateurs. Évaluez également le coût total, incluant les frais de mise en place, de formation et de maintenance. Choisissez une solution capable de s'adapter à la croissance de l'entreprise et à l'augmentation des volumes de documents.
Enfin, assurez-vous de la disponibilité d'un support technique réactif pour accompagner l'installation et l'utilisation du logiciel. En tenant compte de ces éléments, vous serez mieux équipé pour choisir un logiciel de GED efficace et sécurisé, capable de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Choisir un outil de gestion électronique de documents (GED) adapté à sa société nécessite de considérer des critères essentiels tels que ses fonctionnalités, la compatibilité avec les autres applications et la sécurité des données. Il existe plusieurs solutions de GED pour entreprise. Voici une sélection des cinq logiciels de Gestion Électronique de Documents (GED) les plus prisés du marché, chacun offrant des fonctionnalités avancées pour répondre aux besoins variés des organisations.
Zeendoc : Zeendoc est une solution française de GED conçue pour les PME. Il permet la gestion sécurisée des documents en conformité avec les réglementations, et offre une plateforme en ligne accessible depuis n'importe où. Sa capacité à traiter un nombre illimité d'utilisateurs en fait un choix adapté pour les entreprises de taille moyenne. Zeendoc est également reconnu pour son interface utilisateur intuitive et ses fonctionnalités robustes de capture et d’indexation des documents.
DocuWare : DocuWare est une solution de GED complète qui facilite la dématérialisation des documents tels que les factures, les contrats et les documents RH. Adapté aux besoins des PME, il propose une intégration facile avec la plupart des ERP du marché. DocuWare se distingue par ses capacités de collaboration et ses options de personnalisation, permettant une gestion documentaire efficace et sécurisée.
Open Bee : Open Bee propose une solution GED SaaS et cloud souverain, offrant un stockage sécurisé et une gestion centralisée des documents dématérialisés. Avec sa capture intelligente des documents et son coffre-fort numérique certifié NF, Open Bee assure une gestion rigoureuse et sécurisée des documents. Ses fonctionnalités collaboratives améliorent la productivité et facilitent les échanges entre les équipes.
M-Files : M-Files utilise un système basé sur des métadonnées pour organiser et gérer les documents, simplifiant ainsi leur recherche et leur gestion. Son interface utilisateur intuitive et ses fonctionnalités avancées d’automatisation des workflows en font un choix populaire. M-Files permet une intégration fluide avec les systèmes existants, facilitant ainsi la transition vers une gestion électronique des documents.
Alfresco : Alfresco est une solution open-source offrant une grande flexibilité et des options de personnalisation. Elle est particulièrement appréciée pour ses fonctionnalités de collaboration, de gestion de contenu et de workflow. Alfresco permet une intégration facile avec d'autres systèmes d'entreprise, ce qui en fait un choix idéal pour les organisations cherchant à personnaliser leur solution de GED.
Bien que non exhaustive, cette liste offre un aperçu des fonctionnalités de ces outils. En utilisant un logiciel de GED, les entreprises peuvent bénéficier de tous ses avantages : dématérialiser et mieux gérer leurs documents et faciliter les échanges documentaires entre collaborateurs et clients.
Pour garantir la sécurité de vos documents dans un système de Gestion Électronique des Documents, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques. Tout d'abord, limitez l'accès en utilisant des permissions appropriées et des mots de passe robustes. Chiffrez les données avec des algorithmes de cryptage forts pour prévenir les accès non autorisés. Effectuez des sauvegardes régulières et stockez-les dans un emplacement sécurisé.
Définissez des rôles utilisateur clairs et ajustez régulièrement les droits d'accès pour minimiser les risques internes. Activez la journalisation pour suivre toutes les actions effectuées sur les documents, ce qui facilite la détection des anomalies. Sensibilisez les utilisateurs aux bonnes pratiques de sécurité à travers des formations régulières.
Maintenez le système à jour en appliquant les correctifs de sécurité dès leur disponibilité. Définissez des politiques de destruction sécurisée pour éliminer les documents obsolètes de manière appropriée. Contrôlez les modifications en suivant et en enregistrant les changements apportés aux documents. Enfin, limitez l'utilisation des périphériques externes et vérifiez régulièrement leur contenu pour détecter les menaces potentielles.
La Gestion Électronique de Documents (GED) représente un levier crucial pour la transformation numérique des entreprises, en modernisant et centralisant la gestion documentaire. Elle améliore la productivité, réduit les coûts et l'empreinte écologique, tout en facilitant la collaboration et la sécurité des informations.
L'avenir de la GED s'annonce prometteur, avec des tendances émergentes telles que l'intégration de l'intelligence artificielle et du machine learning pour automatiser davantage les processus et améliorer la précision de la gestion documentaire. L'adoption croissante du cloud et des solutions de mobilité va également renforcer l'accessibilité et la flexibilité des systèmes GED.
Ces évolutions permettront aux entreprises de répondre aux exigences croissantes de performance et de conformité, tout en restant compétitives dans un environnement de travail de plus en plus numérique et dématérialisé.
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Héloïse Sauriol - Article publié le 20/12/2022 - Mis à jour le 31/07/2024
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