Dans l'ère du numérique, on pourrait croire que les problèmes de sécurité concernent uniquement les données en ligne. Pourtant, les documents imprimés en entreprise ne doivent pas être négligés. Ces pages qui sortent de nos imprimantes peuvent contenir des informations tout aussi critiques que celles stockées sur nos serveurs. Alors, comment sécuriser ces documents pour éviter les fuites d'informations ou les intrusions indésirables ?
Dans cet article, nous vous proposons 10 conseils ingénieux pour y parvenir.
Avant de cliquer sur "imprimer", posez-vous la question : "Est-ce vraiment nécessaire ?". Limiter l'impression à ce qui est strictement indispensable réduit non seulement les coûts mais aussi les risques de voir des documents sensibles traîner sans surveillance.
Utilisez des fonctionnalités d'impression sécurisée qui nécessitent une authentification (par carte, code PIN ou empreinte digitale) directement sur l'imprimante. Ainsi, le document n’est éjecté que lorsque l’utilisateur autorisé est physiquement présent.
Placez les imprimantes dans des zones à fort trafic et facilement surveillables. Une imprimante cachée dans un coin sombre est un appel à la négligence. Mettez également en place des mesures de sécurité physique pour protéger la zone d'impression. Cela peut inclure des caméras de surveillance, des détecteurs de mouvement et des alarmes.
Utilisez des papiers avec filigranes ou d'autres marques de sécurité qui rendent la reproduction non autorisée difficile et facilement repérable.
Ne vous contentez pas de jeter vos documents; détruisez-les! Les broyeurs de papier sont vos alliés, et pour les documents ultra-sensibles, envisagez des services de destruction professionnelle qui fournissent un certificat de destruction.
Un personnel bien informé est la meilleure défense contre la fuite d'informations. Organisez des sessions de formation régulières sur l’importance de la sécurité des documents imprimés et les bonnes pratiques à adopter.
Mettez en place des audits réguliers et surprises de vos pratiques d'impression. Cela aide à maintenir la discipline et à détecter les failles de sécurité avant qu’elles ne causent des problèmes.
Les caisses ou cassettes à documents peuvent être utilisées pour sécuriser les documents sensibles. Leurs serrures empêchent l'accès non autorisé et la manipulation. Cependant, assurez-vous que les serrures sont sécurisées et ne peuvent pas être facilement retirées ou contournées.
Encouragez une politique de bureau propre : aucun document imprimé ne devrait être laissé sans surveillance sur un bureau après la fin de la journée. Cela minimise les risques de perte ou de vol d'informations importantes.
Adoptez des puces RFID ou des codes QR pour surveiller le déplacement des documents sensibles. Cette approche aide à prévenir les manipulations non autorisées et facilite la récupération rapide des documents. Assurez-vous de réviser et d'actualiser vos protocoles de sécurité régulièrement pour rester à jour face aux nouvelles menaces.
En mettant en œuvre ces mesures, vous pouvez considérablement renforcer la sécurité de vos documents professionnels imprimés. N'oubliez pas que la sécurité n'est pas un effort ponctuel, mais un processus continu. Des examens et des mises à jour réguliers sont nécessaires pour garantir que vos documents restent sécurisés face aux menaces évoluantes.
Héloïse Sauriol - Article publié le 07/06/2024
86,72 € HT/mois
100,45 € HT/mois
105,53 € HT/mois
Livraison gratuite en France métropolitaine
Offre de maintenance sur mesure
Installation et connexion offertes
Dépannage dans toute la France
Outil de suivi et gestion de vos matériels
Se connecter
